Tiimityön kehittäminen

Vinkit vahvaan starttiin uuden hajautetun tiimin kanssa

Aloittaessasi uuden hajallaan olevan tiimin kanssa, kannattaa käyttää hetki hyvän perustan luomiseen. Ihanteellisinta on, jos teillä on mahdollisuus kokoontua aluksi yhteiseen tapaamiseen, jossa kaikki tapaavat toisensa kasvotusten ja tutustuvat toisiinsa. Tapaamisen jälkeen ihmisten on helpompi kommunikoida myös videopalavereissa, netin ryhmäkeskusteluissa ja pikaviesteillä.
Aika usein tilanne on kuitenkin se, että mahdollisuutta tällaiseen tapaamiseen ei heti alkuun ole, vaan sinun on aloitettava tiimin kanssa työskentely etänä. Tässä muutamia vinkkejä, miten rakentaa perusta mahdollisimman hyvälle yhteistyölle.
Ole selkeä tavoitteista
Kerro tiimillesi, mitkä ovat työnne tavoitteet ja miksi työnne on tärkeää. Työn merkityksellisyys syntyy siitä, että tiimin jäsenet ymmärtävät kuinka tiimin tekemä työ vaikuttaa kokonaisuuteen ja mahdollistaa organisaation tavoitteiden saavuttamisen. Merkityksellisyys voi toisille syntyä myös siitä, mitä he henkilökohtaisesti saavat toimiessaan osana tiimiä. Tällöin voi olla kyse esimerkiksi uuden oppimisesta, uusien näkökulmien saamisesta tai tietyn aseman saavuttamisesta.
Muista, että tavoitteesta täytyy puhua usein, eri sanoin ja eri tilanteissa, jotta se pysyisi kirkkaana mielessä. Toisto sekä tavoitteen että merkityksellisyyden osalta on tärkeää ja on hyvä linkittää myös keskustellessasi työn etenemisestä ja antaessasi palautetta.
Edistä yhteyden syntymistä ihmisten välille
Paras tapa rakentaa luottamusta ja synnyttää yhteys erilaisten ihmisten välille on kuvat. Kuvien avulla saat ihmiset puhumaan asioista eri tavalla, syvemmin ja perusteellisemmin, kuin pyytämällä heitä vain vastaamaan esittämiisi kysymyksiin.
Voit pyytää ennen videopalaveria jokaista tiimin jäsentä etsimään ja lähettämään sinulle sopivan kuvan, joka hänen mielestään kuvaa parhaiten heidän ajatuksiaan käynnistyvästä yhteistyöstä. Kuvat otetaan yksi kerrallaan esille palaverin aikana ja jokainen vuorollaan kertoo, miksi valitsi oman kuvansa ja mitä se hänen ajatuksistaan kertoo. Valittu kuva ei ole tässä harjoituksessa se tärkein pointti, vaikka tärkeä apuväline onkin, vaan se millainen kertomus kuvaan liittyy.
Keskustele odotuksista tiimin kanssa
Yhteistyön alkuvaiheessa on tärkeää keskustella jokaisen odotuksista. Keskustelun tarkoitus on nostaa esille niitä asioita, jotka eri ihmisille ovat tärkeitä toimivan yhteistyön kannalta ja mistä he kokevat tärkeäksi sopia yhdessä, jotta työskentely olisi mahdollisimman sujuvaa. Keskustelussa voidaan sopia myös, millaisia välineitä ja miten niitä hyödynnetään tiedon jakamiseen, keskusteluun ja ideointiin. Keskustelun avulla odotuksia voidaan säätää lähemmäs toisiaan ja eri ihmisille tärkeät asiat yhteistyön näkökulmasta tulevat näkyviksi. Sen seurauksena syntyy jatkossa vähemmän väärinymmärryksiä.
Hyödynnä digitaalista työympäristöä kohtaamiseen ja ideoiden jakamiseen
Vaikka teknologia mahdollistaa monenlaista yhteistyötä, sitä hyödynnetään edelleen turhan suppeasti yllättävän monissa hajautetuissa tiimeissä. Etäpalavereissa videokuvaa hyödynnetään hyvin harvoin, vaikka se esimerkiksi palaverin alussa tuo ihan eri tavalla kohtaamisen tunteen.
Etäpalaveri voi myös olla paljon muutakin, kuin äänen ja näytön jakamista. Samalla kun yksi puhuu ääneen, voivat muut hyödyntää chattiä samanaikaiseen keskusteluun aiheesta, Tai kokouksen vetäjä voi pyytää jokaiselta nopean kommentin keskusteltavaan aiheeseen chatin kautta, jolloin eri mielipiteet saadaan esille paljon nopeammin kuin ääneen puhuttu kommenttikierros.
Tarjolla on myös virtuaalisia valkotaulusovelluksia, joissa voidaan vaikkapa piirtää mindmappia yhdessä tiimin kesken, jakaa ideoita sekä seurata projektin etenemistä esim. virtuaalisilla post it -lapuilla. Monet yhteistyöalustat mahdollistavat tiedostojen, kuvien, linkkien, videoiden ynnä muun jakamisen, niistä äänestämisen ja keskustelun helposti ja kootusti samassa paikassa, jolloin sama tieto on kaikkien saatavilla samanaikaisesti.
Tutustu tiimiläisiisi
Saadaksesi parhaan esiin jokaisesta tiimin jäsenestä, on tärkeää että pystyt luomaan kontaktin jokaisen tiimiläisen kanssa välimatkasta huolimatta. Hyvä tapa tutustumiseen ja yhteyden löytämiseen jokaisen kanssa on säännölliset kahdenkeskiset videopalaverit.
Yhteistyön käynnistyessä voi olla myös hyvä idea haastatella ihmiset henkilökohtaisesti ja löytää projektin tai työn näkökulmasta heidän tärkeimmät vahvuutensa ja osaamisensa. Eräs projektipäällikkö kertoi laativansa jokaisesta tiimin jäsenestä supersankarikortin, jossa on kerrottu henkilön avainosaaminen ja muut tärkeät tiedot, ja jakavansa ne sitten tiimin kesken.
Monet hajautetut tiimit sukeltavat työhön saman tien ja tutustuminen tulee sitten ajan kanssa työasioiden ohessa – jos tulee. Siinä ei periaatteessa ole mitään väärää, mutta tiimin toimivuuden kannalta on usein hyödyllistä käyttää hieman aikaa tiimin toiminnan kannalta tärkeiden perusasioiden, kuten luottamuksen, arvostuksen ja avoimuuden, rakentamiseen.
Aika moni tiiminvetäjä on myöhemmin havainnut olevansa se ainoa yhdistävä tekijä tiimiläisten välillä, se jonka kautta kaikki tieto kulkee tai jää kulkematta. Tai havainnut, että yhteistyö ei suju, tiimiläisten välilä on kitkaa ja esimies jopa joutuu toimimaan välienselvittelijänä. Tai joudutaan toteamaan, että yhteishenkeä ei ole: jokainen asiantuntija hoitaa kyllä oman hommansa taitavasti, mutta tiimi ei tee yhteistyötä ja motivaation ja sosiaalisen tuen kannalta tärkeä yhteisöllisyys on kateissa kokonaan.
Mikäli sinulla on hyviä vinkkejä tai kokemuksia hajautetun tiimin yhteistyön käynnistämisestä, jaa ne muidenkin iloksi ja hyödyksi kommenttikentän kautta, tai ota yhteyttä meihin oman tarinasi jakamiseksi.
Image: rawpixel on Unsplash

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *