Muutos joustavampaan työhön ei ollutkaan niin suuri

Posted on Posted in Etätyö, Luottamus, Pelisäännöt

Liikennevirastossa käynnistettiin joustavamman työn pilotti marraskuussa 2014. Virastossa on vahva historia liikkuvan työn tekemiselle ja projekteissa on ollut jo pitkään normaalia tehdä työtä hajautetusti. Siitä huolimatta työ ei ole ollut kovin virtuaalista. Pilotin alkuvaiheessa mukana oli sellainen toimiala, jossa liikkuvaan työhön oli totuttu. Lisäksi mukana oli noin 20 toimistotyöntekijää. Pilotin toisessa vaiheessa mukaan tuli laajemmin eri tyyppistä työtä tekeviä yksiköitä, ja osassa suhtauduttiin aluksi kriittisesti uuteen työskentelymalliin.

 

Ajatus joustavasta tavasta tehdä työtä lähti henkilöstöhallinnon kehittämistyössä liikkeelle, kun pohdittiin mihin työelämä on menossa ja miten perinteiset työaikakäytännöt sopivat yhteen tulevaisuuden työelämästä annetun kuvan kanssa. Verkottuminen, virtuaalinen läsnäolo, monipaikkaisuus, yksilöllisyys, joustavuus, itsenäinen asiantuntijarooli ja työelämään tulevien uusien sukupolvien odotukset edellyttävät ehdottomasti työaikakäytäntöjen uudistumista. Viraston kulttuuri- ja arvotyössä nousi esille kysymys siitä, mikä on asiantuntijatyössä oikeasti kontrolloitava asia. Onko tarpeen vahtia työaikaa vai seurata tuloksia. Näistä lähtökohdista viraston Paras työpaikka -hankkeessa päätettiin käynnistää kokeilu, jossa asiantuntijan työ vapautetaan mahdollisimman paljon ajasta ja paikasta riippumattomaksi. Ensimmäisessä vaiheessa uudenlaista työmuotoa pääsi kokeilemaan toimiala, jossa mallia jo käytännössä toteutettiin liikkuvaa työtä tekevien parissa. Pilotin toisessa vaiheessa mukaan otettiin enemmän erilaisissa tehtävissä toimivia työntekijöitä. Vuoden 2015 loppuun mennessä mukana kokeilussa oli ollut yhteensä 191 liikennevirastolaista ja kokeilusta oli tullut erinomaista palautetta. Ylimmän johdon mukaansaaminen ei ollut ollenkaan vaikeaa ja suurimmaksi osaksi keskijohtokin on ollut innolla mukana kokeilussa. Jotkut lähiesimiehistä ovat kuitenkin olleet hyvinkin kriittisiä kokeilulle.

 

Pilotointi käynnistettiin hyvin avoimilla ja löyhillä ohjeilla, sillä tarkoituksena oli hakea rajoja ja reunaehtoja, eikä haluttu estää järkevää ajattelua ja toimintaa. Kiinnostavaksi hyvin vapaamuotoisen liikkeellelähdön teki se, että Liikenneviraston kulttuurista löytyi vielä vanhoista virastoista periytyviä käytäntöjä ja kulttuuri oli tietyllä tapaa kaksinapainen: toiset kaipaavat tarkkoja ohjeita ja toiset eivät. Tämä kahtiajakoisuus näkyikin selvästi asiasta käydyissä keskusteluissa viraston eri puolilla ja eri tasoilla. Osa kaipasi tarkkoja sääntöjä, mutta pilotissa sääntöjä haluttin luoda vasta esiintuleviin ongelmiin. Näkemys siitä, että on lähdettävä työstä ja ihmisestä, oli kuitenkin vahva: jos annetaan liian tarkat ohjeet, työntekijät vetoavat hyvin helposti oikeuteen tehdä etätyötä, vaikka työn luonne tai henkilö ei siihen soveltuisi. Kyse ei kuitenkaan ole oikeudesta vaan siitä, että vapautta työn suunnitteluun ja tekemiseen lisätään. Pilotin myötä tuli tarkemmaksi ja tiukemmaksi määritellä miten työt hoidetaan, ja milloin ja miten on oltava läsnä. Se edellyttää esimiehen johdolla käytävää keskustelua siitä, miten työ parhaiten tulee tehdyksi.

 

Työntekoa lähdettiin vapauttamaan pilotin kautta, koska sudenkuopat haluttiin saada näkyviin. Yllättäen niitä on ilmennyt todella vähän. Tilanteita, joissa joustava työskentelymahdollisuus olisi ollut tarpeen evätä, ei ole vielä tullut vastaan. Osa lähiesimiehistä suhtautui etukäteen joustavaan työntekomalliin hyvinkin kriittisesti. Kokemukset ovat kuitenkin myös kriittisimmillä olleet positiivisia, sillä esimiehet huomasivat, että ihmiset saivat etänäkin aikaiseksi. Kiinnostavaa on ollut huomata samojen haasteiden korostuvan esimiestyössä kuin ennenkin. Joustavampi tapa organisoida työtä ei poista erilaisia ongelmatilanteita. Esimerkiksi jos työntekijän motivaatiossa on toivomisen varaa tai henkilö alisuoriutuu tehtävässään, eivät nämä korjaannu vapauttamalla työntekoa. Pilotissa on korostettu esimiehen velvollisuutta kieltää etätyö, jos se ei henkilölle näytä sopivan tai teknistä osaamista puuttuu, ja tämä edellyttää esimiehiltä jämäkyyttä.

 

Noora Tulemon ja Hannu Mäkikankaan tärkein neuvo samaa harkitsevalle organisaatiolle on, että kannattaa kiinnittää huomiota omaan organisaatiokulttuuriin ja johtamisen tapoihin, ja hahmottaa tilanne laajemmin. Ensin tarvitaan ymmärrys siitä mitä lähdetään muuttamaan, ja lähteä sitten ketterästi, ilman liian pitkäkestoista suunnittelua, liikkeelle omista lähtökohdista eli kokeilemaan erilaisia tapoja. Kokeilukulttuurin omaksuminen on tärkeää: hyväksytään se, ettei tiedetä etukäteen mitä tapahtuu ja missä vaikeudet ilmenevät. Toiset lähtevät aina vaikeudet edellä suunnittelemaan muutosta. Kokeilukulttuurissa on kiinnitettävä huomiota siihen, että lähdetään mahdollisuudet edellä. On tärkeää saada esimiehet ymmärtämään, että turva esimiestyöhön ei tule tarkoista ohjeistuksista, vaan keskustelusta työntekijöiden kanssa toimintatavoista ja yhteisistä pelisäännöistä. Liikennevirasto kohtasi matkan varrella hankaluuksia vapaampaan työmalliin siirtymisessä, mutta silti on tärkeä muistaa, että nykyisetkään työ- ja virkaehtosopimukset eivät muodosta estettä joustavan systeemin rakentamiseksi. Aina löytyy jouston mahdollisuuksia ja työnantajalle vapautta sopia asioista.

 

Loppujen lopuksi esimiehet ovat selvinneet muutoksesta hyvin, koska huomattiin ettei maailma romahtanutkaan. Muutos ei lopulta ollutkaan niin suuri. Tärkeintä Hannun ja Nooran mielestä on uskallus luottaa alaisiin, joustavuus kaikessa tekemisessä sekä kontrollin siirtyminen ajankäytöstä työtehtäviin.

 

Artikkelia varten haastateltiin hallintojohtaja Hannu Mäkikangasta sekä henkilöstöasiantuntija Noora Tulemoa Liikennevirastosta.

——————————————————————–

Piditkö tästä artikkelista?
Tilaa uudet artikkelit suoraan sähköpostiisi

——————————————————————-

 

 

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *