Miten onnistuu etätyöviikko ulkomailla?

Posted on Posted in Etätyö, Itsensä johtaminen, Luottamus
Mediataivas-niminen jyväskyläläinen digitaalisten viestintäratkaisuiden suunnittelutoimisto uutisoi keväällä, että henkilöstö aikoo viettää etätyöviikon Barcelonassa. Halusin kuulla heiltä tästä kokemuksesta sekä saada selville hieman taustoja siihen, miksi moiseen kokeiluun ryhdyttiin. Haastattelun tavoitteena on myös tarjota vinkkejä lukijoilleni. Tavoitteena tässä blogiartikkelissa on siis jakaa Mediataivaan kokemus ja opit, mikäli haluaisit itse kokeilla tiimisi tai organisaatiosi kanssa samaa.
Mediataivaan toimitusjohtaja Sami Kettunen kertoo, että yrityksessä on etätyön tekeminen ollut sallittua, mutta että pääsääntöisesti työntekijät edelleen tulevat toimistolle tekemään työnsä. Etätyöviikon tarkoitus oli porukalla testata miten etätyö toimii ja rohkaista työntekijöitä tekemään enemmän etätyötä.

 

Mistä idea sai alkunsa?
Idea etätyöviikkoon tuli työntekijältä, joka toivoi, että koko tiimi lähtisi tekemään etätyöviikon eurooppalaisessa kaupungissa. Idea alkoi muhia ja siitä syntyi ajatus koko toimiston lähtemisestä. Lopulta yrityksen 24 työntekijästä vain kaksi jäi perhesyistä pois.
Lähtökohtana yrityksen johdolla on, että läsnäolo toimistossa tai esimiehen läheisyydessä ei ole tae hyvästä työpanoksesta. Eli jos joku haluaa asiantuntijatyössä tehdä työnsä huonosti, sen voi tehdä huonosti missä tahansa – myös toimistossa. Haluttiin myös murtaa käsityksiä siitä, että kun työtä tehdään omissa oloissa, niin työnteon moraali rapautuisi ja tehokkuus kärsisi.

 

Miten meni?
Viikko oli yhteishengen kannalta huikea elämys. Vaikka yrityksessä oli jo entuudestaan ihan hyvä yhteishenki, se parani entisestään. Työntekijöiltä kerätyissä palautteissa korostui, että reissun aikana tuli tutustuttua paremmin niihin, joihin ei työn arjessa tutustu helposti. Tehtiin töitä yhdessä, muta myös vapaa-aikana oli monipuolisesti yhteistä tekemistä: porukka organisoi itse retkiä jalkapallo-otteluun, formuloihin ja Montserratin vuorille. Viikon aikana muodostui myös useampi aamulenkkiryhmä. Mielenkiinnon kohteet yhdistivät ihmisiä, joita eivät aina työ ja projektit yhdistä.
Yhteydenpitoon tarkoitetut sovellukset toimivat hyvin ja viikon aikana jopa johtoryhmäpalaveri pidettiin etänä. Tärkeäksi Sami kokeekin, että tietyistä sovituista rutiineista, kuten viikkopalavereista pidetään kiinni. Koska perinteisesti työ tehdään pitkälti samassa toimistossa, mahdollistaa se adhoc-palaverit, mutta toisaalta tuo työhön myös enemmän keskeytyksiä ja pirstaleisuutta, ja siten haastaa työn tehokkuutta. Etänä työskentely mahdollistaa sen, että asiantuntijat voivat tehdä rauhassa keskittyen töitä  ja silti skypen kaltaiset välineet mahdollistavat yhteyden saamisen muihin tiimin jäseniin. Erityisesti luovaa työtä tekevät havaitsivat, että luova prosessi toimi uudenlaisessa, erilaisessa ympäristössä paljon paremmin.

 

Mitä on hyvä ottaa huomioon?
Työntekijöiden vieminen muille maille ei ole halpaa puuhaa, vaikka työntekijät maksoivat itse osan kuluista. On hyvä varautua siihen, että Suomessa on hyvät nettiyhteydet ja monessa muussa maassa nopeus ja toimintavarmuus ei ole samaa luokkaa. On hyvä varautua esimerkiksi mokkuloin, joihin hankitaan paikan päältä prepaid-liittymät.
Reissun pituus kannattaa myös harkita tarkkaan. Viikko tuntui monesta liian pitkältä ajalta olla erossa perheestä. Lähtöpäivä kannattaa suunnitella siten, että reissun alkuun osuu viikonloppu tai vapaapäivä, jotta porukka ehtii tutustua kaupunkiin ja ympäristöön ensin. Sen jälkeen keskittyminen työntekoon eksoottisemmassa ympäristössä on helpompaa.
Mediataivaan väki myös työskenteli samoissa tiloissa, joissa majoituttiin ja järjestelynä se ei ollut ehkä toimivin kaikille. Voi olla hyvä siis pohtia, olisiko mahdollista hankkia erilliset työtilat esimerkiksi jonkin hotellin kokoustiloista tai toimistohotellista.

 

Entä mikä oli vaikutus johtamisen näkökulmasta?
Ihmiset huomasivat etätyöviikon aikana, että johto luottaa ihmisiin. Viesti siitä, että etätyötä voi ja saa tehdä, vahvistui. Sami uskoo, että työntekijöillä on nyt paljon pienempi kynnys tehdä etätyötä, erityisesti silloin kun on tarve keskittymistä vaativaan työhön. Moni työntekijöistä myös huomasi, että pitää osata johtaa itseään eli vaikka uusi kaupunki tarjoaa paljon mielenkiintoista tekemistä, niin työt tulee hoitaa ja itse on suunniteltava, miten työn ja vapaa-ajan sovittaa yhteen.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *