Etätyössä yhteistyö pitää miettiä uudelleen

Posted on Posted in Toimintamallit, Yhteisöllisyys, Yhteistyö

Julkaisin eilen lyhyen videon yhteistyöstä. Syvässä istuvat uskomukset siitä, että yhteistyö on mahdotonta, jos ihmiset eivät tapaa toisiaan usein. Toki kohtaamisiakin tarvitaan – yhteiset kokoontumiset rakentavat parhaillaan yhteisöllisyyttä ja auttavat tekemään parempaa yhteistyötä, koska ihmiset tuntevat toisensa. On tärkeää ymmärtää, etteivät kohtaamiset silti automaattisesti edistä yhteistyötä. Paljon merkitystä on kohtaamisen laadulla.

Teknologia mahdollistaa nykypäivänä hyvän yhteistyön virtuaalisesti. Itse asiassa erilaiset välineet tuovat monipuolisuutta ja uudenlaisia mahdollisuuksia yhteistyön tekemiseen. Eli parhaimmillaan ne rikastuttavat sitä yhteistyötä, jota teemme kasvotusten. Ja niissä tilanteissa, kun kasvotusten ei ole tai on vain vähän mahdollisuuksia työskennellä, ne tarjoavat erinomaiset mahdollisuudet yhteistyöhön.

Suurin ongelma on se, että etätyön lisääntyessä yhteistyö vähenee, koska uusia yhteistyömuotoja ei oteta käyttöön eikä yhteistyön tekemisen tavoista keskustella. Ajatellaan, että asian pitäisi ikäänkuin hoitua itsestään. Siksi olenkin koonnut tähän tietoa ja vinkkejä, mitä hyvään yhteistyöhön tarvitaan ja miten työstä käytävää keskustelua kannattaa käydä.

 

Erilaisia välineitä yhteistyön tekemiseen
Yhteistyön tekemiseen voi ja kannattaa käyttää monia eri välineitä. Käytetyimmät näistä lienevät perinteiset kokoukset ja sähköposti. Hyväksi havaittuja välineitä ovat:
  • Puhelin: monesti paljon nopeampi ja tehokkaampi asioiden hoitamiseen, kuin sähköposti. Samalla tulee huolehdittua myös vapaamuotoisesta yhteydenpidosta.
  • Pikaviestin: sopii hyvin nopeisiin kysymyksiin ja keskusteluihin.
  • Videokokous: oikein vedettynä parempi kuin huonosti vedetty livekokous. Vinkkejä hyvään virtuaalipalaveriin löydät täältä.
  • Sisäinen some: sopii hyvin tiedon jakamiseen, keskusteluihin, ideointiin sekä vapaamuotoisiin keskusteluihin.

 

Yhteisölliset välineet voivat parantaa työn tuottavuutta

Yhteisöllisten työvälineiden (eli sisäisten sosiaalisten medioiden) käyttöä suomalaisissa yrityksissä tutkineessa selvityksessä vastaajat kokivat saaneensa selviä hyötyjä erityisesti viestinnän ja yhteistyön tehostumisessa. Jo vuoden 2014 digibarometrissä todettiin, että yritykset voivat parantaa tietotyön tuottavuutta jopa 20 – 25 prosentilla ymmärtämällä digitaalisten työkalujen tarjoamat mahdollisuudet ja kehittämällä omia yhteisöllisiä toimintatapojaan.

 

Mihin kaikkeen yritykset sitten ovat saaneet apua yhteisöllisten välineiden käyttöönotosta?

  • Erilaisten tiedusteluiden tekeminen helpottuu: löydät isostakin organisaatiosta helpommin ne, jotka tietävät asiasta enemmän.
  • Voi jatkaa ja lisätä keskustelua johtoryhmän kokousten tai muiden tärkeiden palaverien välillä.
  • Moneen keskusteluun sisäinen some on parempi kanava kuin sähköposti, johon tieto helposti hukkuu keskustelun pitkittyessä tai laajentuessa useiden henkilöiden väliseksi ja siksi hukumme sähköpostitulvaan.
  • Ideointi, spontaani ajatusten vaihto ja kehitystyö helpottuu.
  • Myös laajamittaisempi ideoiden kerääminen ja parhaiden ideoiden valinta isossakin organisaatiossa on helppoa.
  • Kehitysideat ja ongelmakohdat nousevat esille helpommin ja nopeammin.
  • Kehumiskulttuurin rakentaminen ja onnistumisten huomioiminen kannustamalla työntekijöitä kehumaan toisiaan somessa sekä palkitsemaan sekä kehuttuja että kehujia (osa välineistä sisältää toiminnallisuuksia tämän mahdollistamiseen). On todettu toimivaksi pienessäkin organisaatiossa.
  • Uusien työntekijöiden esitteleminen ja esittäytyminen sekä yhteishengen nostattaminen.
  • Myös vapaamuotoisen vuorovaikutuksen ja yhteisöllisyyden lisäämiseen, kuten vaikkapa kirjallisuusryhmät, kirpputoriryhmät tai harrastusryhmät (esimerkiksi pyöräilijöiden jokakesäinen kilometrikisa).
  • Korvaamaan puuttumaan jäävät käytäväkeskustelut esimerkiksi kahvipöytäkeskustelut-ryhmällä.
  • Isossa organisaatiossa verkostoituminen yli toimiala- tai yksikkörajojen ja tutustuminen muihin organisaation työntekijöihin, joihin ei välttämättä työn kautta ole muuten kontaktia.

 

Yhteistyön näkökulmasta tärkeimmäksi siis nousee keskustelu ja tiedon jakaminen organisaation sisällä, vastauksen saaminen työhön liittyviin kysymyksiin sekä uusien ideoiden esittäminen. Yhteisöllisten välineiden käytöllä on koettu olevan yhteys myös hyvinvointiin. Yhteisöllisten välineiden voidaan olettaa vaikuttavan myönteisesti myös henkilöstötyytyväisyyteen, koska

  • sisäinen some lisää avoimuutta ja läpinäkyvyyttä organisaatiossa
  • työ koetaan yhteisöllisemmäksi ja tunne yksinpuurtamisesta vähenee
  • yhteenkuuluvuuden tunne lisääntyy
  • sisäinen viestintä tehostuu ja hiljainen tieto leviää paremmin yli organisaatiorajojen
  • turhat palaverit, sähköpostit ja pikaviestikeskeytykset vähenevät ja työntekijät stressaantuvat vähemmän

 

Yhteistyöstä käytävä keskustelu tärkeää

Todellinen syy yhteistyöongelmiin on tapa tehdä yhteistyöä. On todettu, että vain 20 prosenttia ongelmista johtuu teknologiasta ja 80 prosenttia toimintavasta ja kulttuurista. Tarvitsemme siis parempia tapoja tehdä yhteistyötä. Ja jotta voimme työskennellä yhdessä laadukkaammin ja tehokkaammin, tarvitsemme keskustelua yhteistyöstä. Joidenkin mukaan, jopa 90 prosenttia työn kehittämisestä on keskustelua toimintatavoista.

 

Välineet itsessään eivät siis ratkaise mitään ja monessa organisaatiossa onkin huonoja kokemuksia epäonnistuneesta yhteisöllisen median käyttöönotosta. Haasteena on se, että keskustelu välineiden käytöstä jää tekemättä. Organisaatiossa voidaan miettiä, mikä on se syy, miksi jotakin välinettä kannattaa käyttää. Eräässä organisaatiossa esimerkiksi sisäinen some otettiin käyttöön sillä ohjeistuksella, että se on paikka, jossa kysytään ne kysymykset, joihin et tiedä keneltä löytyy vastaus. Organisaatiossa voidaan luoda myös yleinen ohjeistus siihen, mihin tarkoitukseen mitäkin välinettä käytetään, kuten Microsoftilla on luotu läsnätyön pelikirja.

 

Keskusteltaessa yhteistyön tekemisestä ja toimintatavoista voi asiaa lähestyä esimerkiksi seuraavien kysymysten kautta:

  • Mitkä tilanteet edellyttävät ehdottomasti kohtaamista kasvokkain? Voisiko niistä joka toisen tai kolmannen siirtää videokokousmuotoiseksi?
  • Mitkä kokouksista tulisivat tarpeettomiksi, jos samaa keskustelua voisi käydä jossain toisessa foorumissa? Mikä väline mahdollistaisi yhteistyön parhaiten?
  • Mihin meidän kannattaa käyttää sähköpostia? Entä puhelinta? Mihin pikaviestimet soveltuvat meidän työssämme parhaiten? Milloin on syytä kutsua koolle kokous? Tarvitsemmeko näitä kaikkia vai vain osaa näistä?
  • Miten sisäinen sosiaalinen media voisi edistää yhteistyötä meidän organisaatiossamme? Mitkä asiat erityisesti parantuisivat yhteisöllisen median käytöllä? Miksi juuri minun työni helpottuisi yhteisöllisen median avulla?
  • Missä tilanteissa sähköposti on hyödyllinen ja hyvä väline? Missä tilanteissa voisin käyttää puhelinta?
  • Miten hyvin meillä mahdollistuu keskittymistä vaativan työn tekeminen? Miten voisimme vähentää keskeytyksiä? Mitkä ovat oikeasti tarpeellisia keskeytyksiä?
  • Osaammeko priorisoida tekemisiämme oikein? Onko meillä fokus tavoitteiden kannalta oikeissa asioissa? Miten voisimme tehdä työtämme fiksummin?

 

Kysymykset eivät ole helppoja ja niitä kannattaa miettiä yhdessä oman tiimin tai organisaation kanssa. Keskustelua myös tarvitaan paljon. Tätäkään keskustelua ei ole pakko käydä pelkästään livenä.

 

Onko teillä onnistuneita kokemuksia yhteistyön kehittämisestä? Jos sopii, mielelläni kertoisin niistä myös lukijoilleni. Otathan yhteyttä.

 

Tutustu tuleviin koulutuksiin aiheesta

 

One thought on “Etätyössä yhteistyö pitää miettiä uudelleen

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *