Monitilatoimistot ja johtaminen

Monitilatoimistot ja johtaminen

Posted on Posted in Johtaminen ja esimiestyö, Työympäristö, Vuorovaikutus, Yhteistyö

Asiantuntijat ja tietotyötä tekevät arvostavat mahdollisuutta tehdä etätyötä. Toiset organisaatiot sallivat muutamien päivien etätyön viikossa ja modernein lähestymistapa on organisoida työtä joustavasti, jolloin työntekijä itse voi päättää missä ja milloin työnsä hoitaa.

Viime vuosina yhdeksi työtyytyväisyyttä nakertavaksi tekijäksi on noussut työn pirstaleisuus. Keskeytyksiä työssä tulee jatkuvasti. Etenkin avokonttori on useiden tutkimusten mukaan huonoin vaihtoehto laadukkaan työn tekemiseen. Siksi moni toivoo mahdollisuutta etätyön tekemiseen.

Yhä useammassa organisaatiossa on käynnissä toimitilojen uudistaminen monitilatoimistoksi. Ellei muutoshanke ole jo menossa, sitä vähintääkin harkitaan. Tarve työtilojen muutokseen kumpuaa todennäköisesti kahdesta eri syystä. Lisääntyvän etätyön myötä on havaittu, että toimistolla on lisääntyvissä määrin paljon vapaata tilaa. Tilan tarve on siis pienentynyt. Lisäksi monen organisaation ongelmana on jatkuva kokoustilojen riittämättömyys. Toinen syy tilamuutoksiin lienee se, että toimistoneliöt etenkin isoissa kaupungeissa ovat kalliita, ja toimistotilan käyttöä  halutaan tehostaa. Monitilaratkaisuilla saadaan suurempi joukko työntekijöitä mahtumaan fiksusti ja erilaiset tarpeet huomioiden pienempään.

Paikkariippumattoman työn koetaan sopivan hyvin asiantuntija- ja tietotyöhön. Joustavasti omaa työtään organisoimaan tottuneet kertovat vetäytyvänsä kotiin tai muuhun rauhalliseen ympäristöön, kuten vaikkapa sivukonttorille, kun halutaan keskittymistä. Toimistolle mennään, kun on tarpeen edistää asioita tai keskustella muiden kanssa. Monipaikkainen työ mahdollistaa myös omien työpäivien suunnittelun sekä töiden että perhelogistiikan mukaan.

 

Miten helposti ihmiset oppivat hyödyntämään monitilaympäristöjä?
Monitoimitiloihin siirtyminen ei ole täysin yksinkertaista. Oman työpisteen menettäminen huolettaa monia: kysymyksiä herättää muun muassa se, mihin omat tavarat sijoitetaan ja missä niitä säilytetään, entä jos toimistolla ei olekaan vapaita työpisteitä tai mitä jos parhaista paikoista tulee kilpailua. Osa pohtii myös työvälineiden näkökulmasta monitoimitilan käytännöllisyyttä. Mikäli työn tekemiseen tarvitaan esimerkiksi useampaa näyttöä tai muita teknisiä laitteita, voin toiveena olla  oman työpisteen säilyttäminen.
Monitoimitilojen hyödyt realisoituvat siinä vaiheessa, kun ihmiset oppivat hyödyntämään tilaa ja vapautta. Organisaation kulttuurilla on tässä merkittävästi vaikutusta. Toimitilamuutokseen liittyy siis mitä todennäköisemmin koko työskentelykulttuurin muutos. Mistä oikeastaan on kyse?
  • Se, miten hyvin monitilatoimistoa osataan hyödyntää, riippuu ihmisestä. Toiset nauttivat valinnanvapaudesta ja rutiinien rikkomisesta enemmän.
  • Aluksi tarvitaan pelisääntöjä ja esimerkkejä. On tärkeää jakaa hyväksi havaittuja toimintamalleja.
  • Monet hyödyistä tulevat ilmi vasta kokeilemalla. Ihmisiä pitää kannustaa kokeilemaan uusia asioita rohkeasti.
  • Kyse on totuttujen tapojen muuttamisesta ja uskalluksesta, siksi monipaikkaisuuden hyödyntäminen edellyttää rutiinien rikkomista.
  • Johdon on tärkeää olla tässäkin asiassa esimerkkinä. Työntekijät lähtevät helpommin toimimaan halutulla tavalla, kun näkevät johtajien tekevän samoin.
  • Hyvä on myös huomioida se, että työtehtävät vaikuttavat jonkin verran siihen, mikä toimii ja mikä ei. Automaattisesti ei kuitenkaan kannata jämähtää liian jäykkään ajatteluun tässäkään.
  • Muutoksen kommunikointi ja tapa, millä lähestytään muutoksen syitä, ovat avainasemassa.

 

Useampi vuosi sitten DNA:lla  siirryttiin uuden toimitilan myötä monitilatoimistoon. Projektitiimissä ajateltiin aluksi palkkahallinnon olevan sellainen tehtävä, jonka hoitamiseen tarvitaan oma huone. Onhan esimerkiksi  palkoista käytävät keskustelut usein sellaisia, joita ihmiset eivät halua muiden kuulevan. Kyseistä tehtävää hoitavan henkilön kuultua, että hänelle kaavaillaan omaa  huonetta, toi hän vahvasti esille toiveensa saada olla muiden joukossa monitoimitilassa ja hänen toivomuksensa kuultiin. Luottamuksellisuus toteutuu ongelmitta, koska erilaisia puhelinkoppeja ja pieniä kokoustiloja, joihin vetäytyä keskustelemaan luottamuksellisista asioista, on runsaasti. Henkilö itse taas viihtyy ja motivoituu työstään aiempaa paremmin saadessaan olla osa työyhteisöä.

 

Mitä etuja monitilaympäristöstä on?

Monitilatoimistoista kuulee paljon ylistyssanoja. Monessa organisaatiossa tilojen viihtyisyyteen on panostettu. Joissakin organisaatioissa työntekijät ovat itse päässeet suunnittelemaan tunnelmaltaan erilaisia tiloja. Keräsin eri ihmisten nostamia etuja monitoimitiloissa työskentelystä:

  • Hyvin suunniteltu ja tehty monitoimitila päihittää avokonttorin reippaasti. Avain on sanassa ’moni’ – tiloja tulee olla erilaisen työn tekemiseen ja pelisäännöt tilojen käyttöön: missä keskitytään, missä saa keskeyttää ja missä ei.
  • Monitilassa istutaan milloin kenenkin vieressä, joka rikastuttaa ymmärrystä erilaisista tehtävistä organisaatioissa sekä lisää sisäistä verkostoitumista.
  • Näkee tärkeitä avainhenkilöitä liiketoiminnan eri yksiköistä eri tavalla myös käytävillä, sohvaryhmissä tai ”hubeissa”.
  • Hierarkioiden korostuminen on vähentynyt entisestään, kun kaikilla on samat lähtökohdat.
  • Voit hakeutua sen henkilön/henkilöiden viereen, joiden kanssa kulloinkin työskentelee. Kaikkeen yhteistyöhön ei tarvita neukkaria, monitilatoimisto mahdollistaa työskentelyn ryhmissä joustavasti.
  • Ns. ”home-zone” (Telian Tukholman konttorilla) määrittää kunkin kotipesän, mikä helpottaa ihmisten löytämistä/etsimistä. Ja jos tietyt core-toiminnot keskitetään samaan zoneen, niin kaikki tarvittava löytyy ”saman katon alta”.
  • Moni kokee avokonttorissa monitilatoimistoa enemmän keskeytyksiä, häiriöitä ja ”vapauden menestystä”.
  • Monitilatoimisto muuntuu tarpeiden mukaan joustavasti.

 

”Voin istua fokustyöpisteellä, jos päivän pääagendana on esim Business Casen teko, tai pötköttää 30min sohvalla/”igloossa” parin palsun välissä ja tyhjentää mailia samalla, kun varaan seuraavan neukkarin kätevästi app:in kautta suoraan puhelimesta. Tai sit jos oikeen pitää johonki keskittyä niin jään päiväks kotiin, jotta varmistan totaalisen työrauhan.”

 

Mitä haittoja monitilatoimistossa työskentelystä on?

Selvittäessäni monitila-asiaa löytyi paljon monitilan puolesta puhujia ja hyviä ominaisuuksia esille tuovia tahoja. Pyytämällä varten vasten kokemuksia haitoista tai nurjista puolista, niitäkin lopulta löytyi. Tosin lista jäi paljon etuja lyhyemmäksi:

  • Keskeytyksiin ja sopivan työtilan etsimiseen kuluu aikaa.
  • Ergonomia kotona tai kahviloissa yms. paikoissa työskennellessä ei ole aina paras mahdollinen.
  • Omaa rauhallista työhuonetta arvostetaan, jos työhön kuuluu paperien pyörittelyä, keskitymistä, useita näyttöjä tai muita työvälineitä.
  • Ihmisille on vaikeaa luopua omasta työpisteestä, koska alkuun syntyy helposti irrallisuuden tunne.
  • Mikäli et pääse valitsemaan työpistetta monitilatoimiston rauhallisista tiloista, voi koko työpäivä mennä penkin alle, kun ympäristöstä tulee liikaa häiriötä.

 

Mitä kannattaa ottaa huomioon?

On tärkeää lähteä suunnittelemaan tiloja organisaation omista tarpeista ja lähtökohdista. Samanlaiset tilat eivät sovi kaikille. On myös niitä henkilöitä ja työtehtäviä, jotka tarvitsevat oman työpisteen. Joskaan kaikki niin sanovat eivät sitä välttämättä tarvitse. On pureuduttava niihin juurisyihin miksi he ovat sitä mieltä: mikä on todellinen syy siihen, että koetaan tarvetta omaan työpisteeseen ja onko tuo syy todella omalle työpisteelle riittävän hyvä peruste. Usein taustalla on pelko jostakin, esimerkiksi sen paljastumisesta, että työaikana hoidetaan omia asioita tai luetaan nettilehtiä. Työympäristökeskustelun ohella olisikin tärkeää käydä keskustelua myös työn tekemisen tavoista. Tosiasia on, että kukaan ei ole kone ja tehokas100 prosenttia työajasta. On opittava ymmärtämään ja hyväksymään, että työntekemisessä on myös suvantokohtia, jolloin on hetkellisesti ok tehdä jotakin aivan muuta.

Voidaan myös sanoa työympäristöjen olevan murroksessa. Monitilatoimisto ei ole pelkästään modernimpi nimitys avokonttorille, vaan jotain enemmän. Hyvästä työympäristöstä löytyy tiloja erilaiselle tekemiselle: yhteistyölle, vuorovaikutukselle, virkistäytymiselle ja keskittymiselle. Työympäristön merkitys yhtenä johtamisen välineenä aletaan pikku hiljaa ymmärtää. Parempaa tuottavuutta on mahdollista saada aikaan tilankäytön tehokkuudella, työhyvinvoinnilla ja osaamispääomaa lisäävälä ja uusia ideoita tuottavalla vuorovaikutuksella. Ei ole kuitenkaan yhdentekevää, millaisiksi tilat suunnitellaan. Onneksi monitilatoimistojen käytöstä on jo saatavilla tutkittua tietoa.

 

Miten monitoimitilat vaikuttavat johtamiseen?

Siirtyminen monitilatoimistoihin ja joustavampaan työskentelymalliin haastaa myös esimiestyön. Siirtyminen monitilatoimistoon edellyttää vankkaa muutosjohtamista eli paljon keskustelua ja asioiden työstämistä. Esimiehet tarvitsevat keinoja ja opastusta asioiden käsittelyyn oman tiiminsä kanssa.

Esimiestyö muuttuu, kun työn tekemisen tavat muuttuvat. Kaikki esimiehet eivät välttämättä sopeudu – tai halua sopeutua – uuteen tilanteeseen ja moni kokee uuden tilanteen vähintäänkin haasteelliseksi. Organisaatioilta odotetaan ohjeistuksia, sääntöjä ja reunaehtoja, joiden puitteissa toimia. Jonkinlaiset yleiset linjaukset on toki hyvä olla olemassa, mutta ”paikalliseen sopimiseen” esimiehen ja tiimin välillä on hyvä jättää riittävästi tilaa. Liian tiukoilla organisaatiokohtaisilla ohjeilla helposti rajoitetaan liikaa mahdollisuuksia hoitaa työ fiksusti joustavassa mallissa.

Käytännössä esimiehet tarvitsevat parempaa osaamista ihmisten johtamiseen ja konkreettisia vinkkejä ja keinoja siihen, miten uudenlaisessa ympäristössä ihmisiä ja työtä johtaa. Onkin syytä kiinnittää huomiota siihen, että esimiehiä koulutetaan ja heille annetaan valmiuksia – niin ihmisten kohtaamiseen monipaikkaisessa työssä kuin teknisten apuvälineidenkin käyttöön. Tärkeää on myös pohtia, mitä moderni tapa tehdä työtä edellyttää jatkossa muun muassa esimiesvalinnoilta – miten löytää ja tunnistaa sopivimmat henkilöt muuttuvaan johtamiseen.

 

 

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *