Joustavassa työssä tarvittavat taidot

Posted on Posted in Etätyö, Itsensä johtaminen, Vuorovaikutus, Yhteistyö

Lisääntyvä etätyö, hajautetut tiimit ja joustavat työmuodot haastavat esimiehen lisäksi myös työntekijän. Työskenneltäessä etäällä omasta esimiehestä tai tiimistä työntekijän itsenäisyys lisääntyy. Se tuo vapautta työntekemiseen, mutta edellyttää myös osaamista organisoida ja suunnitella omaa työtä. Kokemus on osoittanut, että työntekijöiden taidot vaihtelevat suuresti.

Tämä lista auttaa sinua hahmottamaan, mitä joustavassa työssä tarvittavat taidot ovat, jotta voit työskennellä tehokkaasti ja tuloksellisesti. Mikäli koet oman osaamisesi puutteelliseksi jollakin osa-alueella, mieti miten lähteä kehittämään tuota taitoa. Olisiko oman esimiehen sparrauksesta apua, voitko opiskella asiaa itsenäisesti vai löytyisikö aiheesta kenties koulutusta?

Otathan huomioon, että osa alla luetelluista taidoista ei ehkä ole tarpeen juuri sinulle johtuen työsi luonteesta. Yleisesti tarvittavat taidot voidaan listata karkealla tasolla. Saadaksesi tarkan, juuri sinun työtäsi tai toimialaasi koskeva listauksen, täytyy tarvittava osaaminen miettiä kyseisen työn vaatimuksen mukaan.

 

Tavoitteellisuus

Määrittele aina päivän aluksi, mitä on tärkeää saada aikaan. Älä vain avaa sähköpostia ja anna sen viedä mennessään, se antaa helposti valheellisen kuvan tehokkuudesta, vaan käytä päivän aluksi – tai jopa edellisen päivän päätteeksi – muutama minuutti määritelläksesi, mikä on kaikista tärkeintä: mitä täytyy saada eteenpäin tai valmiiksi.

Mikäli työsi luonteeseen kuuluu, että työpäivän aikana tulee paljon erilaisia toimeksiantoja lyhyelläkin varoitusajalla, älä aseta päivälle liian kunnianhimoisia tavoitteita, vaan varaa aikaa lyhyellä varoituksella tuleville tehtäville.

Priorisointi- ja organisointitaidot

Työn itsenäisyyden lisääntyessä on myös tärkeää osata priorisoida eli määritellä töiden tärkeysjärjestys: mitä täytyy tehdä ja milloin. Priorisoinnin helpottamiseksi voit miettiä omaa tehtäväkuvaasi ja tavoitteitasi – jopa yrityksen strategisten tavoitteiden kautta – mikä on tärkeintä. Mikäli asioiden laittaminen tärkeysjärjestykseen tuntuu vaikealta, voit pyytää apua esimieheltäsi.

Työn organisointi eli suunnittelutaito lisääntyy kokemuksen myötä. Mikäli tuntuu hankalalta arvioida kuhunkin työtehtävään kuluvaa aikaa, voit pitää itsellesi jonkin aikaa esimerkiksi kirjaa siitä, mihin työaikasi kuluu. Näin saat vähitellen käsityksen siitä, minkä verran eri tehtävät vievät aikaasi. Joskus on paikallaan määritellä, että johonkin tehtävään käyttää aikaa tunnin, vaikka yleensä olisi hieronut sitä kahden tunnin ajan. Kaikki hoidettavat tehtävät eivät ole prioriteetiltään tärkeimpiä ja kaikkia työtehtäviä ei tarvitse tehdä priimalaadulla. On tärkeää myös oppia tunnistamaan ne tehtävät, joissa laatuun on syytä kiinnittää huomiota.

Proaktiivisuus

Proaktiivisuus eli ennakointi ja aloitteellinen toiminta ovat hyödyllisiä taitoja. Monesti säästät omaa ja muiden aikaa toimimalla proaktiivisesti. Avainkysymyksiä proaktiivisuuden näkökulmasta ovat:

  • Reagoitko tilanteisiin ja asioihin, joita työssä tulee vastaan vai pyritkö valmistautumaan tilanteisiin etukäteen?
  • Otatko aktiivisen vai passiivisen roolin?
  • Teetkö päätöksiä vain kun on pakko vai teetkö suunnitelmia ennakkoon ja valmistaudut tulevaan?

Yksinkertainen proaktiivisuudesta käyttämäni esimerkki on sähköpostikeskustelu:

minä: Sopiiko sinulle tavata lounaan merkeissä?
asiakas: Sopiihan se.
minä: Milloin sinulle sopisi parhaiten?
asiakas: 8.9. klo 12
minä: No se ei valitettavasti sovi minulle. Olisiko kalenterissasi muita vaihtoehtoja? 
asiakas: Käykö 14.9. klo 11.30?
minä: Se sopii. Missä nähdään?
asiakas: Tuletko tänne?
minä: Kyllä se sopii. Mikä on tarkka osoite?
asiakas: xxxx

ja niin edelleen. Tajuat kuvion, eikö? Kun ajankohta on saatu sovittua, jatkuu keskustelu paikan sopimisen osalta. Sen sijaan proaktiivinen lähestymistapa olisi hoitaa asia näin:

minä: Sopiiko sinulle tavata lounaan merkeissä? Minulla kalenterissa esim. tilaa 8.9. klo 12 ja 14.9. klo 11.30. Tai jos kumpikaan näistä ei sovi, ehdottaisitko seuraavalta viikolta sinulle sopivaa.
asiakas: Kyllä minulle sopii 14.9. Tuletko tänne meille? Osoitteemme on xxxxx. Lähdetään tästä toimistoltamme tuohon viereiseen lounasravintolaan.
minä: Sovittu. Nähdään silloin.

Itsekuri

Koti työympäristönä voi tarjota houkutuksia tehdä muita asioita. Kotityöt, muut perheenjäsenet tai jopa eri aikataulussa työskentelevät ystävät voivat vaatia huomiotasi. Säännöllisten työtapojen muodostaminen auttaa työhön keskittymistä. Moni on havainnut hyväksi käyttää samoja työaikoja kuin työskennellessään toimistolla. Onpa itselle sopiva rytmi mikä tahansa, on hyvä luoda omat työrutiinit myös etätyöhön.

Joustavuus

Työntekemiseen kannattaa suhtautua fiksusti. Hyvän flown ja työtehon saavuttaminen onnistuu paremmin, jos hoidat häiritsevät tehtävät alta pois. Sen takia voi olla hyvä ajatus ripustaa pyykit tai maksaa laskut ensin, jotta vapautat energiaa työntekoon. Ajattelua vaativan työn tekemiseen voi olla hyvä myös vaihdella työskentelypaikkoja: siirtyä välillä työpöydän tai keittiön pöydän äärestä sohvalle tai jopa kahvilaan. Maisemanvaihdos saattaa piristää ja antaa yllättävää lisätehoa työntekoon.

 

Kriittinen ajattelu

Ideoiden pallottelu ja keskustelu ovat tärkeitä luovuuden kannalta. Toki tätä keskustelua voidaan tehdä kollaboratiivisilla työvälineillä, kuten sisäisen sosiaalisen median kanavissa tai pikaviestikeskusteluissa. Mikäli yksin työskennellessäsi on tarvetta luovaan työskentelyyn, on tärkeää varata aikaa ajattelulle.

Edellisessä kohdassa jo mainittiinkin paikan vaihtamisen hyödyt. Myös mindmap voi olla hyvä työkalu ajatusten ja ideoiden jäsentämiseen ja jalostamiseen. Joskus irrottautuminen tietokoneelta ja paperin ja kynän käyttäminen voi saada ajatukset lentoon paremmin.

 

Tehokkaat vuorovaikutustaidot

Hajautetussa työssä vuorovaikutuksen merkitys korostuu, koska sitä on vähemmän ja se on asiakeskeisempaa. Usein se myös muuttuu enemmän tekstimuotoiseksi, kun viestintä siirtyy sähköpostiin, pikaviestimiin ja muihin yhteistyön mahdollistaviin välineisiin.

Tehokkaat vuorovaikutustaidot helpottavat yhteydenpitoa esimieheen ja kollegoihisi. Opettele kertomaan selkeästi minkä parissa työskentelet ja mitä olet saanut aikaan. On hyvä sopia selkeästä raportointikäytännöstä esimiehen kanssa. Tällöin luottamus säilyy helpommin puolin ja toisin. Yhteinen keskustelu tiimissä myös työn sisällöstä edistää toisten työn arvostamista ja rakentaa luottamusta tiimin jäsenten välillä. Yritä myös parantaa viestintääsi koko ajan. Hyvä viestintä vähentää väärinkäsitysten selvittämiseen käytettävää aikaa.

Ota tavaksi keskustella muiden tiimin jäsenten kanssa ja hakea vastauksia kysymyksiin. Vuorovaikutus on tärkeä osa kokemustamme kuulumisesta työyhteisöön. Yhteistyö yleensä edistää myös niin omien kuin tiiminkin tavoitteiden toteutumista. Hyödynnä teknologiaa viestintään: ota käyttöösi Skype, pikaviestimet, intra tai sisäinen some.

 

*******************************************************************

Mikäli kaipaat koulutusta aiheesta, tutustu tulevaan koulutukseen tästä:
Joustava työ – tehokkaat ja toimivat työskentelytavat

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *