Skypekokousten ABC

Posted on Posted in Etätyö, Pelisäännöt, Vuorovaikutus

Moni on käyttänyt videokokousvälineitä jo pitkään, toiset ovat vasta aloittelemassa skypepalavereja. Toimintatapoja on monenlaisia, joten päätin koota listan videkokouskäyttäytymisestä.

  1. Pyri osallistumaan kokoukseen rauhallisessa paikassa, jossa ei ole liikaa taustahälyä. Vaikka taustaäänet eivät häiritsisi sinua, ne saattavat häiritä muita.
  2. Tule ajoissa linjoille, jotta kokous pääsee alkamaan ajoissa. Tarkista tekniikan toimivuus tervehtimällä ääneen muita osallistujia.
  3. Älä tee samalla muita asioita, vaan keskity kokoukseen. Tee itsellesi tarvittaessa muistiinpanoja. Huomioi että näppäimistön näpytys kuuluu ikävästi muille, mikäli käytössäsi ei ole kuulokkeita.
  4. Laita mikrofoni äänettömälle (mute-toiminto) silloin kun keskityt kuuntelemaan muita. Näin ei myöskään yskäisyt ynnä muut sellaiset häiritse keskustelua.
  5. Sano alkuun oma nimesi, kun osallistut keskusteluun, jotta muut tietävät kuka on äänessä.
  6. Voit osallistua keskuteluun myös chat-kentän kautta – kaikkea ei välttämättä tarvitse sanoa ääneen.

 

Lisäksi vielä kolme vinkkiä kokousten koolle kutsujille sekä kokousten osallistujille.

 

Kokouksen koollekutsujana ja vetäjänä:

  1. Mieti, keiden on tärkeintä asian kannalta olla paikalla ja varmista, että se sopii ainakin heidän kalentereihinsa. Vältä muutenkin kaikkien mahdollisten henkilöiden kutsumista, sillä mitä pienempi palaveri, sen tehokkaampi.
  2. Osallista mukanaolijoita pyytämällä heiltä puheenvuoroja chatissä, hyödynnä valkotaulun piirtämis- ja kirjoittamisominaisuuksia sekä chattiä.
  3. Käyttäkää videokuvaa ainakin palaverin aluksi, jos mukana on vieraampia henkilöitä. Se tuo paremmin kohtaamisen tunteen ja synnyttää luottamusta.

 

Kun saat kokouskutsun:

  1. Vastaa kalenterikutsuun. Koollekutsujan näkökulmasta on turhauttavaa, jos ei tiedä keitä palaverissa oikeasti tulee olemaan paikalla. Kutsuihin vastaamatta jättäminen on joissain organisaatioissa todella yleistä.
  2. Jos sinulla on päällekkäisiä palaverikutsuja, selvitä voisitko olla niissä läsnä osan aikaa.
  3. Jos on epäselvää, miksi sinun läsnäoloasi toivotaan, kysy asiaa koollekutsujalta.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *