Moni on käyttänyt videokokousvälineitä jo pitkään, toiset ovat vasta aloittelemassa skypepalavereja. Toimintatapoja on monenlaisia, joten päätin koota listan videkokouskäyttäytymisestä.
- Pyri osallistumaan kokoukseen rauhallisessa paikassa, jossa ei ole liikaa taustahälyä. Vaikka taustaäänet eivät häiritsisi sinua, ne saattavat häiritä muita.
- Tule ajoissa linjoille, jotta kokous pääsee alkamaan ajoissa. Tarkista tekniikan toimivuus tervehtimällä ääneen muita osallistujia.
- Älä tee samalla muita asioita, vaan keskity kokoukseen. Tee itsellesi tarvittaessa muistiinpanoja. Huomioi että näppäimistön näpytys kuuluu ikävästi muille, mikäli käytössäsi ei ole kuulokkeita.
- Laita mikrofoni äänettömälle (mute-toiminto) silloin kun keskityt kuuntelemaan muita. Näin ei myöskään yskäisyt ynnä muut sellaiset häiritse keskustelua.
- Sano alkuun oma nimesi, kun osallistut keskusteluun, jotta muut tietävät kuka on äänessä.
- Voit osallistua keskuteluun myös chat-kentän kautta – kaikkea ei välttämättä tarvitse sanoa ääneen.
Lisäksi vielä kolme vinkkiä kokousten koolle kutsujille sekä kokousten osallistujille.
Kokouksen koollekutsujana ja vetäjänä:
- Mieti, keiden on tärkeintä asian kannalta olla paikalla ja varmista, että se sopii ainakin heidän kalentereihinsa. Vältä muutenkin kaikkien mahdollisten henkilöiden kutsumista, sillä mitä pienempi palaveri, sen tehokkaampi.
- Osallista mukanaolijoita pyytämällä heiltä puheenvuoroja chatissä, hyödynnä valkotaulun piirtämis- ja kirjoittamisominaisuuksia sekä chattiä.
- Käyttäkää videokuvaa ainakin palaverin aluksi, jos mukana on vieraampia henkilöitä. Se tuo paremmin kohtaamisen tunteen ja synnyttää luottamusta.
Kun saat kokouskutsun:
- Vastaa kalenterikutsuun. Koollekutsujan näkökulmasta on turhauttavaa, jos ei tiedä keitä palaverissa oikeasti tulee olemaan paikalla. Kutsuihin vastaamatta jättäminen on joissain organisaatioissa todella yleistä.
- Jos sinulla on päällekkäisiä palaverikutsuja, selvitä voisitko olla niissä läsnä osan aikaa.
- Jos on epäselvää, miksi sinun läsnäoloasi toivotaan, kysy asiaa koollekutsujalta.