Hajautettu tiimiJohtaminen ja esimiestyö

Etäjohtaja, näin edistät työhyvinvointia tiimissäsi

Moni hajautetun tiimin esimies nostaa esille yhdeksi esimiestyön haasteeksi työntekijöiden työhyvinvoinnista huolehtimisen. Tyypillisiä kommentteja ovat ”mistä tiedän, etteivät tiimiläiseni tee liikaa töitä” tai ”miten varmistan, että työkuorma jakautuu tasaisesti” tai ”luotettavuuden sijaan suurempi haaste on se, miten seuraan työntekijöiden stressin määrää”.

Esimies on aina vastuussa työntekijöiden hyvinvoinnista ja jaksamisesta. Etäisyys kuitenkin aiheuttaa sen, että moni kokee fyysisen ja henkisen työkyvyn seuraamisen paljon  vaikeammaksi kuin lähijohtamisessa. Tässä muutama avainasia, joiden avulla työhyvinvoinnista huolehtiminen helpottuu.

1. Toimiva puheyhteys

Luottamuksellisen suhteen luominen kaikkiin tiimin jäseniin on tärkeää. Yhteyden syntyminen ei tapahdu hetkessä, mutta kun luottamus syntyy, on ihmisten helppo nostaa esille myös ongelmallisempia asioita.

Toimiva puheyhteys syntyy ja pysyy yllä, kun vuorovaikutus on säännöllistä ja avointa. Kun työntekijät kokevat, että esimies on kiinnostunut ja yhteisiä juttutuokioita on riittävän usein sekä tiimin kesken että kahdestaan, on vaikeidenkin asioiden puhuminen helpompaa.

2. Aikaa keskittyneeseen työskentelyyn

Vaikka hajautetussa työssä on tärkeää, että digitaalista työympäristöä eli erilaisia kommunikaatiovälineitä osataan hyödyntää monipuolisesti yhteydenpitoon ja yhteistyöhön, ei sen silti pidä tarkoittaa sitä, että kaikkien on oltava koko ajan tavoitettavissa ja online. Aivotutkimuksen mukaan tarvitsemme aikaa keskittyneelle työskentelylle päivittäin. Tiimissä on tärkeää sopia yhdessä yhteisistä toimintatavoista ja samassa yhteydessä keskustella esimerkiksi siitä, miten aikaa keskittyneelle työskentelylle voi varata ja miten sitä merkataan kalenteriin.

Useat työyhteisöt hyötyisivät myös siitä, että yhdessä pohdittaisiin mitä tehokkuus on ja kuinka tehokasta multitaskaaminen ja asioista toiseen hyppiminen on, ja mitä olisi mahdollista saavuttaa sillä, että jokaiseen työpäivään sisältyisi esimerkiksi aikaa ajattelulle.

 

3. Tiimin työt läpinäkyväksi

Luottamuksen, avoimuuden ja arvostuksen lisäämiseksi voi olla hyvä miettiä jokin keino tehdä kaikkien työ näkyväksi tiimissä. Samalla helpottuu esimiehen tehtävä jokaisen työkuorman seuraamiseen.

Eräässä julkishallinnon organisaatiossa otettiin käyttöön kuukausiseuranta, jossa tiimi esimiehen johdolla käy läpi kunkin työn etenemisen suhteessa tavoitteisiin. Nämä aiemmin kahden kesken esimiehen kanssa käydyt keskustelut käytiin nyt yhdessä ja parhaimmillaan kokemus kuukausiseurannoista oli se, että kun kaikkien työmäärä tuli yhteisesti näkyväksi, se paransi niiden työtehoa, jotka olivat suoriutuneet huonoimmin, mutta se myös lisäksi yhteisvastuullisuutta tavoitteiden saavuttamisesta sekä sai tiimin jäsenet keskustelemaan yhdessä siitä, miten he voivat auttaa toinen toisiaan.

Yksinkertaisimmillaan tiimin jäsenten työtehtävät saa näkyväksi vaikka yksinkertaisella ecxel-taulukolla, johon jokainen kirjaa tärkeimmät projektit esimerkiksi viikkotasolla.

 

4. Tiimin apu ja tuki

Yhteenkuuluvuuden kokemukseen kuuluu kokemus sosiaalisesta tuesta. Sosiaalinen tuki työssä on tutkimusten mukaan tärkeä motivaatio- ja voimavaratekijä. Se tarkoittaa siis sitä, että työntekijä kokee olevansa arvokas osa tiimiä ja että hänellä tarvittaessa on työkavereiden ja esimiehen tuki ja apu saatavilla. Työntekijät kuormittuvat vähemmän muutosten keskellä, kiirehuipuissa sekä vastoinkäymisiä kohdatessaan, kun sosiaalinen tuki on kunnossa.

Yhteisöllisyys rakentuu osin työn kautta, mutta siihen tarvitaan myös vapaamuotoista kommunikaatiota. Parhaita tilanteita yhteisöllisyyden rakentamiseen ovat yhteiset kohtaamiset livenä. Sen jälkeen säännöllinen yhteydenpito ja yhteistyö digitaalisessa työympäristössä auttaa ylläpitämään sitä.

 

Kannattaa kuitenkin aina muistaa, että kuormittuminen on yksilöllistä. Ihmiset stressaantuvat erilaisista asioista ja käsittelevät stressiä eri tavoin. Kuormittumisen syy voi olla myös muualla kuin työmäärässä.

Yksi melko yksinkertainen keino seurata työntekijöiden stressin määrää pyytämällä heitä säännöllisesti (esimerkiksi kerran viikossa tai kahdessa) arvioimaan viime viikon työn stressaavuuden asteikolla 1 – 5. Muistathan kuitenkin, ettet voi verrata kahden eri henkilön arvosanoja toisiinsa, vaan ainoastaan yhden henkilön eri ajankohtina antamien arvosanojen muutosta.

Huolehtimalla edellä mainitut asiat kuntoon, on työhyvinvoinnin varmistaminen ja ylikuormittumisen välttäminen jo hyvällä mallilla.

 

 

Tutustu tekstin kirjoittajaan

 

Ulla Vilkman

Etäjohtamisen asiantuntija ja modernin työelämän kehittäjä

  • Sparraa johtoryhmille ja esimiehille osaamista etäjohtamiseen, kehittää tiimityötä yhteistyön parantamiseksi sekä valmentaa yksilöitä tulevaisuuden työelämätaitoihin
  • Aiemmin kokemusta projektitiimien, verkostojen ja vapaaehtoistyön johtamisesta
  • Etäjohtaminen – Tulosta joustavalla työllä -kirjan kirjoittaja
  • Supervoima: vahva kokemus etäjohtamisen valmentamisesta niin yrityksissä kuin julkisella sektorilla

Valmennuskielet:

englanti, suomi

 

Kuva: Tyler Nix, Unsplash

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *