EtätyöHajautettu tiimiVuorovaikutus

Miten lisätä kohtaamisen tuntua etätiimissä?

Ihmisten kohtaamista ja yhdessä olemista ei voita mikään. Tällä hetkellä kaikki etänä työnsä hoitavat, ja normaalioloissa moni hajautetun tiimin jäsen, ovat kuitenkin digitaalisten kohtaamisten varassa. Jos 2014 loppupuolella tehdyssä kyselyssä selvisi, että globaalisti toimivissa yrityksissä yli 90 prosenttia hajautetuista tiimeistä tapaa toisiaan kasvotusten vähintään kerran vuodessa.

Etätiimeissä on kuitenkin tärkeää, että kohtaamista tapahtuu säännöllisesti. Jokaiselle meistä on tärkeää tulla nähdyksi ja kuulluksi, eikä se onnistu sähköpostilla. Yhteistyön sujumisen näkökulmasta on tärkeää myös, että meillä säilyy tiimissä yhteenkuuluvuuden kokemus, joka ylläpitää tiimin yhtenäisyyttä. Yhteenkuuluvuus edistää myös tärkeää kokemusta siitä, että olen tärkeä osa tiimiä ja saan tarvittaessa esimieheltä tai muulta tiimiltä tukea, apua ja tsemppausta työssäni.

Miten sitten kohdata työkavereita verkossa? Olen aiemmin kirjoittanut vuorovaikutuksen määrästä ja laadusta johtamisen näkökulmasta. Sama pätee kuitenkin koko työyhteisöön, koska digitaalisiin välineisiin siirtyvä vuorovaikutus muuttaa kommunikointia helposti tehtävä- ja asiakeskeisemmäksi, on meidän kiinnitettävä huomiota siihen, että meillä on myös vapaamuotoista vuorovaikutusta tiimissä. Siksi ehkä tässä ajassa vaikeaa on monelle organisaatiolle ollut tottua sataprosenttiseen etänä olemiseen, kun aiemmin on kuitenkin totuttu siihen, että vaikka oma tiimikin olisi hajallaan, niin nyt ei ole edes niitä oman toimipisteen ihmisiä, joita nähdä käytävillä ja kahvilla.

Sataprosenttisessa etätyössä teemme työmme lähes täysin digitaalisessa työympäristössä. Se on siis tietokoneella ja muilla älylaitteilla tehtävää työtä, jota teemme kirjoittaessamme ja vastatessamme sähköposteihin, etsiessämme tietoa netistä, osallistuessamme etäkokouksiin ja käyttäessämme erilaisia järjestelmiä ja sovelluksia. Digitaalisessa työympäristössä kohtaaminen tapahtuu välineen ehdoilla. Erilaisissa tilanteissa kohtaaminen on myös erilaista ja dialogi rakentuukin ehkä jonkinlaisesta seuraavien yhdistelmästä.

Keskusteluryhmissä, kuten Teams-kanavissa, Yammerissa tai Slackissa, kohtaaminen on aikariippumatonta. Tästä meillä on jo aika paljon kokemusta vapaa-ajalta, kun viestimme ja keskustelemme ystävien ja tuttujen kanssa Facebookissa, Instagramissa tai Snapchatissa. Pikaviestimissä käytävä keskustelu on reaaliaikaisempaa eli siinä hetkessä tapahtuvaa. Jos et ole keskustelun syntyessä itse linjoilla, on keskustelu mennyt ehkä jo ohitse vastatessasi myöhemmin siihen. Toki tämä ei ihan mustavalkoisesti ole näin, vaan jo käytyihinkin keskusteluihin on mahdollista palata. Etäkokouksissa keskustelu on täysin reaaliaikaista eli kokouksessa mukanaolijoilla on mahdollisuus osallistua keskusteluun.

Digitaalinen kohtaaminen työssä on ensisijaisesti keskustelua ja ajatusten vaihtoa työstä, mutta myös muista asioista. Muut asiat voivat olla kuulumisten vaihtamista, hassujen juttujen jakamista, huolien ja ilonaiheiden jakamista. Se on myös toisten huomioimista, auttamista ja tukemista. Edellytyksenä on sekä teknologian hyödyntäminen että sen toimivuus.

Digitaalisessa kohtaamisessa tärkeintä on läsnäolo. Perjantaina pidetyissä Etätyö ulkomailla -kirjan kirjajulkistustilaisuudessa puhumassa ollut Erja Siljamo kertoi, että sataprosenttinen läsnäolo asiakaspuheluissa on opettanut hänet kuulemaan äänensävyissä, tauoissa ja huokauksissa myös keskustelukumppanin ilmeet. Läsnäolo pätee kaikkeen digitaalisen kohtaamiseen. Mikään ei ole turhauttavampaa, kuin se, että ihmiset vastaavat tai kommentoivat keskustelualustalla olevaan viestiin asian vierestä. Keskity siis kohtaamisiin, onpa kanava mikä tahansa. Ja etäkokouksissa kannattaa välillä pistää video päälle. Ihan toisella tavalla tulee kohtaamisen tunne, kun näkee työkaverit.

Ole myös itse aktiivinen. Varaa joka työpäivästä tai ainakin muutaman kerran viikosta aikaa, jolloin osallistut keskusteluun Teams- tai muissa ryhmissä. Ja ole aina silloin tällöin äänessä tai kommentoi chatin kautta kokouksessa käsiteltäviä asioita. Etätyössä vastuu vuorovaikutuksen toteutumisesta ja työyhteisön keskusteluun osallistumisesta on korostuneemmin jokaisella.

Voit myös miettiä erilaisia kohtaamis- ja vuorovaikutustilanteita livekohtaamisten kautta. Jos olisit työkavereiden kanssa kasvotusten, jättäisitkö vastaamatta tai kommentoimatta, jos toinen vieressä kysyy jotakin? Ja mitä vastaisit erilaisissa tilanteissa? Koska erityisesti kirjallinen viestintä tekee helposti viestinnästä tylymmän oloista kuin se on tarkoitettu, on tärkeää kiinnittää erityishuomiota ystävällisiin sanamuotoihin. Huumori ja erityisesti sarkasmi toimivat huonommin etävälineissä, joten niiden kanssa kannattaa olla entistä varovaisempi. Muista myös aina ensisijaisesti olettaa, että toinen tarkoittaa viestillään hyvää. Jos tulkitsemme muiden kommentit aina ensisijaisesti negatiiviseksi, on lopputulos aina huono!

 

Vinkit tiivistetysti digitaalisiin kohtaamisiin
  • Muista läsnäolo – keskity kohtaamisiin
  • Laita video päälle edes osaksi aikaa etäkokouksissa
  • Ole itse aktiivinen, varaa aikaa kommunikoinnille
  • Kuvittele vuorovaikutustilanteet livekohtaamisten kautta – miten toimisit jos olisitte kasvotusten?
  • Kiinnitä huomiota viestien sanamuotoihin ja ystävällisyyteen
  • Oleta muiden viesteistä aina ensisijaisesti hyvää

 

Tutustu tekstin kirjoittajaan

Ulla Vilkman

Etäjohtamisen ja etätyön asiantuntija

  • Sparraa johtoryhmille ja esimiehille osaamista etäjohtamiseen, kehittää tiimityötä yhteistyön parantamiseksi sekä valmentaa yksilöitä tulevaisuuden työelämätaitoihin
  • Aiemmin kokemusta projektitiimien, verkostojen ja vapaaehtoistyön johtamisesta
  • Etäjohtaminen – Tulosta joustavalla työllä -kirjan kirjoittaja
  • Supervoima: vahva kokemus etäjohtamisen valmentamisesta niin yrityksissä kuin julkisella sektorilla

Valmennuskielet:

englanti, suomi

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *