Hajautettu tiimiMonitilatoimistotToimintamallit

Kun muu tiimi ei enää istukaan vieressä

Työympäristöjen muuttuessa ja etätyön lisääntyessä tuttuja toimintamalleja on kehitettävä. Esimerkiksi asiakaspalvelussa, assistenttitiimissä tai muussa sellaisessa työssä, jossa on totuttu istumaan oman tiimin kesken lähekkäin, koetaan hankalaksi se, kun yhtäkkiä ei olekaan nimettyjä paikkoja tai osa työkavereista on etätyössä. Nopeiden kysymysten ja tehtäväjaon hoitaminen ei olekaan enää yhtä sujuvaa.

Erään organisaation asiakaspalvelu- ja ostoyksikön vetäjä kertoi tilanteesta, jossa he olivat muuttaneet uuteen toimitilaan ja sen myötä luopuneet nimetyistä paikoista. Tavoitteena oli myös lähteä luomaan etätyökäytäntöjä. Työntekijät valittivat työn muuttumisesta hankalammaksi, kun tuli tilanne, että pitäisi puhelimessa vastata asiakkaalle kysymykseen  ja vastatakseen tarvitsee kollegan apua. Kun kollega ei enää istukaan vieressä, hänet pitää etsiä monitilasta ja se vie aikaa. Hän harkitsi, olisiko syytä palata vanhaan malliin ja palauttaa nimetyt paikat, vai miten tulisi toimia.

 

Kommunikaation määrä ei saa olla kiinni läsnäolosta

Vastaavan kysymyksen kanssa painii moni muukin. Eikä kysymykseen ole yksiselitteistä vastausta. Täytyy lähteä siitä, mihin suuntaan toimintaa halutaan kehittää. Ajattelen, että tärkeintä on tyytyväinen asiakas. Mikäli tilanne aiheuttaa asiakastyytyväisyyden heikkenemistä, voi paluu vanhaan malliin olla perusteltua. Toisaalta, kun tavoitteena on jatkossa lisätä myös etätyötä, sama hankaluus jatkuu silloinkin. Kollega ei ole vieressä vastaamassa kysymykseen. Etätyö taas toisaalta usein lisää työntekijöiden motivaatiota ja sitoutumista.

Onkin hyvä pohtia, miten toimintatapoja ja kommunikointia voidaan kehittää uuteen tilanteeseen sopivammaksi. Toki se edellyttää työntekijöiltä valmiutta ottaa uusia toimintatapoja käyttöön ja halukkuutta löytää ratkaisuja.

Työn muuttuessa mobiilimmaksi on tärkeää, ettei kommunikaatio ole kiinni vai ihmisten läsnäolosta. Tarjolla on monenlaisia välineitä keskusteluun, kysymysten esittämiseen ja tiimin yhteistyöhön, jotka mahdollistavat kaiken sen, mitä tiimi on aikaisemmin tehnyt istuessaan vierekkäin. Asiakaspalvelutiimeissä on esimerkiksi koettu hyväksi pitää ryhmächattia auki koko päivän, jossa akuuttien kysymysten esittäminen on mahdollista.

 

Toimintatapojen kehittäminen työympäristön muuttuessa

Miten näitä toimintatapoja sitten lähdetään kehittämään? Alkuun on hyvä käydä keskustelu siitä, mitä mahdollisuuksia ja toisaalta haasteita tilanteessa on. Usein keskitymme vain ongelmiin, mutta kehittämisen näkökulmasta on hyvä tarkastella myös sitä, miksi uusien toimintatapojen omaksuminen voi olla hyödyllistä. Hyötyjen kautta löytyy usein motivaatio asioiden muuttamiseen.

Toinen hyvä kysymys, jota kannattaa pohtia yhdessä on, mitä välineitä voisimme ottaa käyttöön ja miten ne palvelisivat meitä parhaiten. Mikäli tähän ei löydy vastauksia omasta tiimistä, kannattaa katsoa löytyykö organisaatiosta tiimejä tai yksiköitä, joissa välineitä jo hyödynnetään paremmin, ja ottaa oppia sieltä. Viime kädessä apua löytyy organisaation ulkopuolelta.

On tärkeä tiedostaa, ettei välineiden hyödyntämiseen ja toimintatapojen kehittämiseen ole yhtä mallia, vaan lähtökohta on itse työ ja sen sujuminen mahdollisimman hyvin. Muutoksessa on tärkeää muistaa myös, että se ottaa aina aikaa. Ihmiset eivät opi ja omaksu uusia välineitä ja toimintamalleja heti. Tarvitaan todennäköisesti myös ohjausta, tukea, muistuttelua ja yhteistä keskustelua matkan varrella.

 

Muistilista toimintatapojen kehittämiseen
  1. Mietin organisaation ja työn tavoitteiden kautta, mitä halutaan saavuttaa
  2. Keskustelkaa yhdessä tilanteen mahdollisuuksista ja haasteista
  3. Löytäkää mahdollisuuksista motivaatiota muutoksen tekemiseen
  4. Pohtikaa yhdessä myös miten haasteita voisi ratkaista
  5. Valitkaa yhdessä ne ratkaisut, jotka tuntuvat sopivimmilta ja kokeilkaa, miten ne toimivat
  6. Pysähtykää välillä yhdessä arvioimaan, miten asiat ovat edenneet ja kehittäkää toimintaa tarpeen mukaan edelleen

 

Tutustu tekstin kirjoittajaan

Ulla Vilkman

Etäjohtamisen asiantuntija ja modernin työelämän kehittäjä

  • Sparraa johtoryhmille ja esimiehille osaamista etäjohtamiseen, kehittää tiimityötä yhteistyön parantamiseksi sekä valmentaa yksilöitä tulevaisuuden työelämätaitoihin
  • Aiemmin kokemusta projektitiimien, verkostojen ja vapaaehtoistyön johtamisesta
  • Etäjohtaminen – Tulosta joustavalla työllä -kirjan kirjoittaja
  • Supervoima: vahva kokemus etäjohtamisen valmentamisesta niin yrityksissä kuin julkisella sektorilla

Valmennuskielet:

englanti, suomi

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *