Hajautettu tiimiJohtaminen ja esimiestyöToimintamallit

Osaamisen jakaminen hajautetussa tiimissä

Lähitiimissä opimme jatkuvasti toinen toisiltamme, kun työskentelemme yhdessä, ja hiljainen tieto siirtyy melkein huomaamatta. Etäisyys kuitenkin vähentää, tai jopa estää oppimista työkavereilta, ja hiljainen tieto siirtyy hyvin huonosti, jos lainkaan. Monitilatoimistot, etätyö ja hajautetusti toimivat organisaatiot eivät helpota asiaa. Työskennellessäni hajautetusti toimivien tiimien kanssa olenkin havainnut, että usein tiimiläisillä itsellään on toive oppia muilta. Eikä sinällään ihme, sillä työssä oppiminen motivoi ja innostaa.

Monesti hajautettu tiimi tai tiimin esimies ovatkin pyrkineet kehittämään jotain käytäntöjä edistääkseen osaamisen ja tiedon jakamista monipaikkaisuudesta huolimatta. Muutama perusasia tulee kuitenkin olla kunnossa, jotta osaamisen jakaminen toteutuu ja siitä on aidosti hyötyä. Tiimin ilmapiirillä on merkittävä vaikutus, miten osaamisen jakamista ja hyödyntämistä voi tehokkaasti kehittää. Tutkittaessa virtuaalisia tiimejä on todettu, että osaamisen ja tiedon jakamisen toteutumiseksi täytyy tiimin jäsenten välillä olla luottamusta ja, että tiimin jäsenet kunnioittavat toinen toisiaan toisiaan. Jos tiimin jäsenten välillä on kateutta, kilpailua tai arvostuksen puutetta, ei osaamisen jakaminen ole hedelmällistä. Näiden lisäksi tarvitaan avoimuutta keskustella kaikesta työhön liittyvästä avoimesti, ihmisillä täytyy olla kokemus siitä, että saan henkisellä tasolla tukea ja kannustusta tiimikavereilta ja tiimissä on uskallusta ottaa myös riskejä.

 

Keskity olennaisen tiedon jakamiseen

Osaamisen jakamisen näkökulmasta ei ole oleellista, että kaikki mahdollinen jaetaan, vaan vain se, mikä koetaan oleelliseksi. Tässä ei kannata arvailla tai mennä esimiehen oman käsityksen mukaan, vaan kysyä, mikä tiimille on tärkeää. Silloin osaamisen jakamisesta tulee mielekästä ja siihen todennäköisemmin sitoudutaan. Tärkeää on myös johdonmukaisuus, joka lisää tiimin suorituskykyä. Toisin sanoen osaamisen jakamista tehdään systemaattisesti, se on oleellinen osa tiimissä tapahtuvaa toimintaa ja säännöllistä.

Varmista tiedon ajantasaisuus

Lisäksi jaettavan tiedon tulee olla uutta ja ajan tasalla. Tiedonjaossa voi myös yhtenä tavoitteena olla ajantasalla pysyminen. Osaamisen jakamisen käytäntöjä voidaan siten hyödyntää myös tiimin osaamisen ylläpitämiseen. Esimerkiksi koulutuksiin osallistuneet, tekevät koulutuksen tärkeimmistä asioista yhteenvedon muulle tiimille. Tai jokainen vuorollaan perehtyy johonkin uuteen, työhön liittyvään ilmiöön, tutkimukseen tai artikkeliin, ja referoi sen muille yhteisessä palaverissa.

 

Panosta löydettävyyteen ja läpinäkyvyyteen

Kun osaamiseen liittyviä kokemuksia, hyödyllisiä artikkeleita tai muuta tärkeäksi koettua jaetaan yhteisessä virtuaalisessa työtilassa tai keskustelualustalla, on syytä myös kiinnittää huomiota tiedon löydettävyyteen.  Yhteisesti sovitut tagit tai avainsanat, joilla eri tietoa linkitetään eri osaamisiin liittyen, helpottaa tiedon hakemista ja jäsentämistä myöhemmin.

Eräänlaisen tietopankin koostaminen ajan saatossa lisää läpinäkyvyyttä, kun sama tieto on kaikkien saatavilla – myös tiimiin myöhemmin tulleiden. Lisäksi se, että tiedot kerätään sellaiseen paikkaan, jossa niitä voi myös muut kommentoida ja niistä voidaan keskustella, lisää yhteistä oppimista. Tiedon jakamisessa on tärkeää kiinnitää huomoita myös siihen, että ei pelkästään jaella artikkeleita tai linkkejä, vaan niihin tuodaan oma näkemys tai yhteenveto tiimin kannalta hyödyllisestä sisällöstä saatteeksi.

 

Hyödynnä teknologiaa monipuolisesti

Teknologiaa kannattaa hyödyntää monipuolisesti osaamisen jakamiseen ja tiedon siirtämiseen tiimissä. Videokokoukset mahdollistavat lyhyiden alustusten ja tietoiskujen pitämisen reaaliaikaisesti. Ne voidaan myös tallentaa myöhemmin katsottavaksi niitä varten, jotka eivät pääse osallistumaan. Tai kenties laittaa jakoon koko organisaatiota varten. Keskustelualustat tai sisäiset wikipediat voivat mahdollistaa tietopankin kerryttämisen, ja tiimin sisäistä tietoa voidaan jakaa yhdessä muokattavissa tiedostoissa, joita kuka tahansa tiimissä pääsee muokkaamaan ja tarkastelemaan (esim. OneNote tai GoogleDocs).

 

Hyviä keinoja osaamisen jakamiseen tiimissä

Tärkeää on löytää omaan tiimiin ja työhön sopivat keinot osaamisen jakamiseen. Poimi seuraavasta listasta ideoita ja kokoa omaan tilanteeseesi järkevä kokonaisuus, joka edistää osaamisen jakamista.

  • Tietoiskut ja alustukset yhteisissä palavereissa
  • Opitaan toisten projekteista käymällä läpi onnistumiset ja epäonnistumiset
  • Työparit, mentorointi
  • Sisäinen wikipedia
  • Oma virtuaalinen työtila tai keskusteluryhmä osaamisen jakamiseen
  • Järjestelmissä olevan tiedon saatavuuden ja näkyvyyden varmistaminen
  • Lyhyt yhteenveto koulutuksesta, johon osallistuttu, ja keskustelu aiheesta yhdessä
  • Perusta projekteja varten omat alatiimit
  • Reflektiotunti, jossa käydään eri teemoja läpi eri kerroilla

 

Mitä paremmin ihmiset tuntevat toisensa, sitä helpommin osaamisen jakaminen onnistuu. Tiimin jäseniä on hyvä myös kannustaa ja rohkaista osallistumaan. Joskus liikkeelle lähtö kaipaa myös pieniä kannustimia, kuten esimerkiksi erään esimiehen kertomassa esimerkissä, jossa hän sai osaamisen jakamisen toimimaan jakamalla aluksi suklaapatukoita palkinnoksi aktiivisille.

Ohjaa myös ihmisiä toistensa luo. Kun esimieheltä kysytään jotakin,  kannusta kysymään asiaa myös kollegalta, jolla on kokemusta asiasta. Näin ihmiset oppivat tuntemaan toisensa ja saavat erilaista näkemystä eri ihmisiltä.

 

 

Tutustu tekstin kirjoittajaan

Ulla Vilkman

Etäjohtamisen asiantuntija ja modernin työelämän kehittäjä

  • Sparraa johtoryhmille ja esimiehille osaamista etäjohtamiseen, kehittää tiimityötä yhteistyön parantamiseksi sekä valmentaa yksilöitä tulevaisuuden työelämätaitoihin
  • Aiemmin kokemusta projektitiimien, verkostojen ja vapaaehtoistyön johtamisesta
  • Etäjohtaminen – Tulosta joustavalla työllä -kirjan kirjoittaja
  • Supervoima: vahva kokemus etäjohtamisen valmentamisesta niin yrityksissä kuin julkisella sektorilla

Valmennuskielet:

englanti, suomi

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *