EtätyöHajautettu tiimiPelisäännötTiimityön kehittäminenToimintamallit

Poimi nämä vinkit etäkokouskäytäntöihin

Voi ei, tänäänkin taas tunnista kahteen tuntiin kestäviä palavereja useampi ja yksi vielä päällekkäinkin. Toinen palaveri on jätettävä väliin. Mitenköhän saan tiedon palaverin päätöksistä? Minulla olisi käsiteltävä asiakin kokoukseen, kenelle kertoisin siitä?

Nykyajan etätyöntekijät ja hajautetun tiimin työntekijät ovat mukana monissa työryhmissä ja palavereja voi kertyä päivän aikana useita. Puhumattakaan siitä, millaiseksi määrä kasvaa jo viikossa. Kuinka tieto saadaan välittymään asianomaisille? Kohtaamista ei tapahdu kahvihuoneessa, jossa asiasta voisi mainita. Lisäksi työpäivän aikana aiheet vaihtuvat nopeaan ja välttämättä ei ehdi tai muista ottaa asiaa esille chatissä tai sähköpostilla tai tavoitella kokouksesta poissaolleita puhelimella.

Mihin dokumentoinnin puute voi johtaa?

Tieto ja sen dokumentointi ovat oleellinen osa kokouskäytäntöjä. Joskus palaveri voi olla kutsuttu kokoon ilman asialistaa tai muistio on jäänyt tekemättä. Hajautetun tiimin toiminnassa dokumentointi on erityisen tärkeää, sillä emme näe toisiamme käytävillä, missä voisimme kysyä asiasta. Tällöin seurauksena voi olla se, että teemme mahdollisesti päällekkäisiä asioita tai asia on jo muuttunut viime keskustelujen jälkeen.

Yhteisdokumentointi sujuvoittaa tiedonjakamista

Tekniikka mahdollistaa etäkokousten dokumentoinnin hyvin. Dokumenttien jakaminen muokkausoikeuksin onnistuu näppärästi kokoukseen osallistujille esimerkiksi Google Driven tai Teamsin kautta.

Kokousten sisällöthän koostuvat monesti tiimiläisten esiintuomista asioista. Jos esimies on tehnyt rungon palaveriin, niin asiantuntijat voivat käydä itse lisäämässä esittelemänsä asian asialistalle valmiiksi.

Tällöin tieto välitetään jo ennen palaveria ja osallistujat tulevat palaveriin valmistautuneina, täsmentävien kysymysten kanssa. He voivat myös kommentoida jaettuun dokumenttiin pohdintojaan ja kysymyksiään etukäteen. Henkilön voi myös liittää dokumentissa asiayhteyteen, jolloin hänelle välittyy tieto kommenttina ja linkkinä sähköpostiin. Tätä toimintoa voi hyödyntää jo ennen kokousta tai kokouksen aikana. Tällöin asiaa esittelevä ja asiaan perehtynyt asiantuntija voi tehdä tarvittaessa lisäselvityksiä ennen palaveria. Poissaolevallekin tieto välittyy palaverin jälkeen.

Jos asialistaa on täydennetty etukäteen, se helpottaa ja nopeuttaa sihteerin työtä palaverissa. Sihteerille jää pääosin täydennykset ja päätökset kirjattavaksi ja ne voi tehdä suoraan palaverin aikana. Kaikki näkevät kirjoitetun tekstin, jota he voivat korjata tarvittaessa ja väärinymmärryksetkin vähenevät. Asialista muuttuu palaverin aikana kokousmuistioksi. Voidaan myös sopia, että jokainen kirjaa yhteisvastuullisesti oman kohtansa muistioon.

Seitsemän vinkkiä kokouskäytäntöihin

  1. Pohdi, tarvitsetteko joka kokoukselle oman muistiotiedoston vai jatketaanko muistion tekoa samaan jaettuun tiedostoon, esimerkiksi vuosittain. Dokumenttiin voi tehdä sisällysluettelon ja sen alkuun voi tarvittaessa linkittää palaverissa usein tarvittavia tiedostoja.
  2. Toimita kokouksen asialista riittävän ajoissa osallistujille.
  3. Laita asialistan linkki jo kokouskutsuun, jolloin käsiteltäviin asioihin voi tutustua etukäteen.
  4. Muista vastata kokouskutsuun. Pääsetkö osallistumaan vai et?
  5. Aloita palaveri sovittuun aikaan. Rentoon jutusteluun ja kuulumisten vaihtoon voi tulla linjoille jo vaikkapa 15 minuuttia etukäteen.
  6. Kukin asiantuntija voi itse kirjata esittelemänsä asian kokouksen asialistaan. Oman asian esittelyn voi tehdä myös erilaisia visuaalisia työkaluja hyödyntämällä. Esimies voi tehdä alustuksen kokouksen aiheesta esimerkiksi videona.
  7. Muistio kannattaa tehdä kokouksen aikana, jolloin se tulee tarkastettua samalla paikallaolijoiden kesken.

Tutustu tekstin kirjoittajaan

Mia Pesonen

Etäjohtamisen valmentaja ja modernin työelämän kehittäjä

  • Noin 20 vuoden kokemus työskentelystä etätyöorganisaatiossa, hajautetusta tiimityöstä sekä koulutustehtävistä
  • Toiminut tiiminvetäjänä sekä digitaalisen oppimisen asiantuntijana ja kehittäjänä
  • Supervoima: monipuolinen etätyöhön liittyvien sovellusten käyttökokemus

Valmennuskielet:

suomi

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *