Hajautettu tiimiJohtaminen ja esimiestyöToimintamallit

Tehtävien näkyvyydellä tuottavuutta ja hyvinvointia etätyöhön

Tehtävien näkyvyydellä tuottavuutta ja hyvinvointia etätyöhön

Etätyössä kaikkien osapuolten välinen luottamus korostuu, koska yhteisiä kahvitaukoja ja lounaita on luonnollisesti vähemmän. Luottamus lisääntyy luonnostaan, kun tehtävät ja edistyminen tehdään näkyväksi. Tässä blogiartikkelissa paneudutaan ensin työkalujen käyttötapoihin ja sen jälkeen esitellään malli tehtävien seurannan automatisoimiseksi. Lopuksi kerrotaan esiteltyjen toimintamallien vaikutukset.

 

Työkalut

Etätyössä on erittäin oleellista sopia yhteiset pelisäännöt ja toimintatavat. Jos esimerkiksi viestinnässä käytetään epäjohdonmukaisesti useita kanavia, kuten Confluence, Jira, Skype, Sharepoint, sähköposti ja Teams, niin usein on haastavaa muistaa mistä kanavasta tietoa tulisi hakea. Tällaisissa tapauksissa on tärkeää määritellä kunkin työkalun käyttötarkoitus. Toisaalta käytettävien työkalujen määrä tulisi olla mahdollisimman pieni niin että käyttö on helppoa ja selkeää.

Etätyössä sähköpostit ja Skype-viestit hankaloittavat kommunikaatiota, koska yleensä näkyvyys on rajattu vain viestin osapuolille. Etätyössä parempana vaihtoehtona on käyttää Teamsin tai Slackin tyyppistä työkalua, jossa kaikki viestit ovat kaikkien nähtävillä. Asiakkaiden kanssa kannattaa kuitenkin olla sopeutuvainen, koska uudet toimintatavat saattavat nostaa vastustusta.

Tehtävien näkyvyyden lisäämiseksi kannattaa hyödyntää tehtävien hallintaan tarkoitettua työkalua. Vaihtoehtoja on useita, kuten Teams, Timecamp, Toggl, Tsheets, Rescuetime, Monday, Jira ja niin edelleen. Usein työkalu ei vastaa suoraan tiimin tarpeita, mutta työkalun käyttämisestä tulee mielekästä kun yhteiset käytännöt on sovittu. Tärkeää on myös muistaa että työkalun tulee tukea tiimiä eikä niin, että tiimi toimii työkalun ehdoilla.

 

Tehtävien seuranta

Etätyötä helpottaa myös, mikäli käytettyjä tunteja voi helposti verrata suoritettuihin tehtäviin, mikä on mahdollista kun tehtävään käytetyt tunnit kirjataan suoraan tehtävälle. On erittäin hyödyllistä pystyä jälkikäteen helposti tarkistamaan kuhunkin tehtävään käytetty aika. Tehtäväkohtaiset tuntikirjaukset auttavat myös arvioimaan henkilön suorituskykyä ja lisäksi niitä voidaan hyödyntää suunniteltaessa tulevien tehtävien aikatauluja.

Usein tiimin jäsenillä on haasteena saada yksittäinen tehtävä valmiiksi, mikä voi johtua esimerkiksi riippuvuuksista, muista tärkeistä tehtävistä, asiakkaan uusista toiveista tai muista lukuisista syistä. Esimiehille ja päälliköille on kuitenkin erittäin tärkeää pystyä seuraamaan työn edistymistä. Tilannetta voidaan parantaa huomattavasti muodostamalla kulttuuri, jossa työntekijä aloittaa uuden työtehtävän vain jos tehtävä on mahdollista saada valmiiksi sovitun ajan sisällä. Jos esimerkiksi tehtävää ei voida viimeistellä ilman asiakkaalta saatua mielipidettä, niin on parempi luoda alitehtävä asiakkaan mielipiteen selvittämiseksi. Ja vasta kun kaikki asiat ovat selvillä, suorittaa varsinainen tehtävä.

Toisaalta työssä tulee aina yllätyksiä, mutta näin toimimalla yllätyksien määrää voidaan pienentää ja hallita paremmin. Tämän tyyppinen toimintamalli lisää läpinäkyvyyttä, luottamusta ja vähentää työhön liittyvää stressiä, koska sekä esimiehet että työntekijät voivat luottaa, että asiat ovat kirjattuna ja niiden etenemisen voi tarvittaessa helposti tarkistaa. Toimintamalli auttaa myös raportoinnin automatisoinnissa, mikä usein lisää työn mielekkyyttä ja sitä kautta hyvinvointia.

 

Esitetyn toimintatavan vaikutukset

Kun esimiehet, johtajat, muut tiimiläiset ja parhaassa tapauksessa myös asiakas voi luottaa että tehtävien todellinen tila on reaalliaikaisesti koko ajan nähtävillä saadaan kaikkien osapuolten välille synnytettyä tietoisuus, mikä lisää luottamusta. Luottamus synyttää hyvinvointia, työntekijöijöille, johtajille ja asiakkaille. Työntekijöiden ei tarvitse muistaa omia tehtäviä vaan he voivat huoletta viettää vapaa aikaa ja työihin palatessa alkaa työstämään seuraavaa odottavaa tehtävää. Toisaalta asiakkaat ja johtajat voivat myös tarkistaa tehtävien tilan tarvittaessa eikä heidän tarvitse muistaa tarkistaa jokaista yksityiskohtaa erikseen kun ne voidaan kirjata kyseiselle tehtävälle. Tällä tavalla helpotetaan kaikkien osapuolten muistikapasitettia.
Nykyään monissa organisaatioissa haluataan soveltaa ketteriä menetelmiä ja tässä blogitekstissä esitetty mallia soveltuu osaksi ketteriä menetelmiä, itseohjautuvuutta tai perinteisiä menetelmiä hyödyntäville tiimeille. On kuitenkin hyvä huomioida tiimien ja oganisaatioiden erilaisuus ja hienosäätää toimintamalli tarpeen mukaan.

 

—-

Etätyöhön liittyvää kirjallisuutta:
1. Etäjohtaminen kansainvälisessä organisaatiossa, H-R Haikola, 2017.
2. Etäjohtaminen U. Vilkman, 2016.

—-

 

Tutustu tekstin kirjoittajaan

Jussi Niutanen

Etäjohtamisen valmentaja ja tuottavuuden kehittäjä

  • Kokemus ohjelmien, projektien, tuotteiden ja palveluiden menestyksekkäästä johtamisesta perinteisiä ja ketteriä menetelmiä yhdistelemällä.
  • Sertifikaatit: Certified Information Management / IT Standard Professional, Certified Scrum Product Owner®, Certified ScrumMaster® ja Licensed Practitioner of neuro-linguistic programming™
  • Supervoima: Useiden menetelmien ihmisläheinen soveltaminen ja itseohjautuvuuteen ohjaus (väitöskirjatyö).

Valmennuskielet:

englanti, suomi

 

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *