EtätyöJohtaminen ja esimiestyöToimintamallit

Toimivan etätyökulttuurin rakentaminen

Edelleen on paljon organisaatioita, joissa on vasta vähän aikaa harjoiteltu etätyötä tai mietitään etätyön sallimista. Etätyön lisääminen on muutos, joka vaikuttaa yllättävän moneen asiaan. Siksi on syytä pohtia millaisesta lähtötilanteesta etätyöhön siirrytään ja millaisin askelin tuo muutos tehdään.

Suomesta löytyy esimerkkejä monenlaisista tavoista lisätä etätyötä tai työn joustoja eli työn aika- ja paikkariippumattomuutta. Toiset organisaatiot siirtyvät hyvin perinteisesta toimistolla pääasiassa tehtävästä työmallista täysin vapaaseen malliin ja toiset tekevät muutoksen askeleittain. Tyypillistä esimerkiksi on, että ensin henkilöstöllä on mahdollisuus tehdä yksi päivä viikossa etätyötä ja muutaman vuoden kuluttua lisätään etätyön määrää kahteen päivään tai sille ei enää nähdä tarpeelliseksi asettaa rajoituksia. Toiset kokeilevat ensin pienellä porukalla ja laajentavat vasta sitten koko organisaatioon, toiset rakentavat valmiin mallin ja lanseeraavat sen kerralla kaikille.

Lopulta ei ole ehkä niinkään väliä sillä, miten muutos tehdään. Tärkeää kuitenkin on, että muutoksesta keskustellaan ja se tehdään yhdessä. Mikäli tämä vaihe hypätään yli, ongelmia yleensä ilmenee. Mitä sitten ovat ne asiat, joihin olisi hyvä kiinnittää huomiota. Tässä artikkelissa olen listannut ne asiat, jotka on hyvä jollain tapaa käsitellä ja keskustella organisaatiossa läpi yhdessä.

 

Uskomukset ja asenteet

Työn muuttuessa on hyvä pohtia sitä, millaisia asenteita ja uskomuksia työhön liitetään. Missä ja miten työtä kuuluu tehdä? Milloin työtä tulee tehdä? Onko asiantuntijatyössä tärkeämpää istua liimattuna ruudun ääressä koko työaika vai onko ok ottaa aikaa ajattelutyölle ja ongelmanratkaisulle ilman, että on tarve olla koko ajan tavoitettavissa?

Etätyöhön usein alkuvaiheessa liittyy myös sellaisia ajatuksia, että etätyössä olevaa ei voi häiritä, ikään kuin hän ei olisi töissä. Lähtökohtana kuitenkin on, että työt hoituvat ja yhteistyö sujuu riippumatta siitä, missä työ tehdään. Etätyötä ei siksi myöskään tule ajatella saavutettuna etuna, vaan työyhteisön tärkeät jutut voivat mennä etätyöpäivien edelle eli suunnitellusta etätyöpäivästä voi silloin tällöin joutua luopumaan. Tärkeä oivallus monelle onkin ollut, että ei ole erikseen työtä ja etätyötä. On vain työtä, jota tehdään eri paikoissa.

 

Luottamus ja arvostus

Etätyön on perustuttava luottamukseen. Kontrollin tarve on este etätyön paremmalle hyödyntämiselle ja tekee siitä jopa turhauttavaa. Ensimmäinen kysymys on tietenkin, luottavatko esimiehet työntekijöihin? Toinen kysymys, jota usein ei heti tulla ajatelleeksi on, luottavatko työntekijät esimieheensä? Ja kolmas suunta luottamukselle on kollegoiden välinen luottamus ja arvostus: uskooko toisen tekevän parhaansa vai kokeeko ihmiset tarpeelliseksi kyräillä toistensa tekemisiä etätyössä?

Mikäli luottamusta ja arvostusta ei oikein ole, on siirtyminen etätyöhön huomattavasti hankalampaa. Kontrolli – onpa se esimiehestä tai kollegoista johtuvaa – aiheuttaa hankausta ja kuormittaa niin esimiestä kuin työyhteisöä. Lähtökohtana kaikilla organisaatioilla etätyöhön siirtyessä näyttää olevan ajatus siitä, että etätyö perustuu luottamukseen. Esimiesten kanssa paljon kuitenkin pohditaan sitä, mitä tehdä niissä tilanteissa, kun luottamusta ole. Juuri siksi tarvitaan esimiehen ja tiimin kesken avointa keskustelua etätyön tekemisestä ja yhteisistä toimintatavoista.

 

Etätyöohje ja etätyösopimukset

Lähes kaikissa organisaatioissa on laadittu etätyöhön siirryttäessä jonkinlainen etätyöohje. Osa edellyttää myös etätyösopimusten tekemistä. Etätyöohje antaa parhaimmillaan yleisen tason raamit etätyön tekemiselle. Etätyöohjeessa mainittuja asioita voivat olla muun muassa

  • etätyön hyödyt ja miksi sitä halutaan organisaatiossa suosia
  • milloin on tarpeen olla paikalla ja miten tavoitettavissa
  • keskustelukulttuurin ylläpitämisen tärkeys
  • esimiehen velvollisuus kieltää etätyö ongelmien ilmetessä
  • työskentely työmatkoilla ja julkisilla paikoilla
  • työajat ja liukumat
  • tietotekniikka ja työvälineet
  • tietoturva-asioista huolehtiminen
  • työturvallisuus, ergonomia ja työtapaturmat
  • viikkolevon ja palautumisen tärkeys

 

Lakimiehet suosittelevat etätyösopimuksen tekemistä, mutta osassa organisaatioista sitä ei ole koettu tarpeelliseksi. Toiset organisaatiot hyödyntävät etätyöhön siirryttäessä etätyösopimuksia ikään kuin tarkistuslistoina, jossa on mainittu etätyöhön liittyvät tärkeimmät asiat, jotka esimiehen tulee käydä työntekijän kanssa läpi. Tällöin etätyökäytännöt pitäisi olla tutut kaikille etätyötä tekeville

 

Yhtenäiset etätyökäytännöt esimiehillä

Monessa organisaatiossa ongelmia aiheuttavat erilaiset tavat hyödyntää etätyötä ja soveltaa etätyökäytäntöjä. Usein etätyön alkumetreillä toisissa tiimeissä etätyö on sallittua ja hyvinkin vapaata ja sitten on niitä esimiehiä, jotka eivät halua omien työntekijöidensä tekevän etätyötä tai ajattelevat, ettei meidän työtehtävät sovellu etätyöhön. Tällainen tilanne johtaa väistämättä siihen, että henkilöstö kokee epäreiluksi sen, että samankaltaista työtä tekevillä on hyvin erilaiset mahdollisuudet tehdä etätyötä.

Organisaation etätyöohjeen soveltamisessa voi olla myös suuria eroja ja voikin olla hyvä idea yhdessä esimieskunnan kanssa linjata, millaisin käytännöin toimitaan. Etätyön johtamiseen liittyvät koulutukset koetaan usein myös hyvinkin antoisaksi, koska siellä pääsee keskustelemaan kollegoiden kanssa erilaisista tilanteista, joita etätyöhön liittyen tulee eteen. Keskustelua voi syntyä esimerkiksi siitä, tuleeko etätyöpäivälle asettaa erikseen tavoitteet, miten suhtautua työntekijän pyyntöön tehdä viikko etätöitä ulkomailta tai Lapin laskettelureissulta. Esimiesvalmennukset ovat hyvä paikka myös omassa  organisaatiossa hyväksi havaittujen käytäntöjen jakamiseen.

 

Yhteisöllisyyden säilyttäminen

Etätyön lisääntyessä kasvaa riski me-hengen rakoilemiseen. Yhteisöllisyys eli tunne yhteenkuulumisesta on tutkimusten mukaan tärkeä voimavaratekijä ja se luo hyvän pohjan toimivalle yhteistyölle. Mikäli etätyötä tehdään paljon, on mahdollista, että kaikki ovat samaan aikaan paikalla yhä harvemmin. Osa organisaatioista onkin ottanut käyttöön yhteiset aamupuurot tai aamiaiset kerran viikossa tai isommissa organisaatioissa on oman yksikön tai tiimin kesken sovittu yhteisistä kahvitunneista tai lounastreffeistä.

Yhteiset vapaamuotoiset kohtaamiset ovat tärkeitä toisaalta erilaisten työhön liittyvien asioiden nopean keskustelun, toisaalta työkavereihin tutustumisen ja luottamuksen rakentumisen näkökulmasta.

 

Pelisäännöt yhteistyölle

Jokaisen on helpompi toimia, kun yhdessä on sovittu pelisäännöt yhteistyölle ja vuorovaikutukselle. Pelisäännöt ovat eri asia kuin organisaaation etätyöohje tai etätätyösopimuksen sisältö. Pelisäännöistä voidaan puhua myös yhteisinä sopimuksina tai yhteisinä toimintatapoina. Tärkeää on, että yhdessä keskustellaan siitä, mitkä ovat niitä asioita, joista olisi hyvä sopia yhdessä, jotta yhteistyö voisi toimia parhaalla mahdollisella tavalla.

Pelisäännöt on tärkeää keskustella tiimitasolla, sillä niiden tarkoitus on asettaa työntekijöiden odotukset samalle tasolle sekä tehdä yhteistyöstä sujuvampaa. Pelisäännöt voivat organisaatiosta ja tilanteesta riippuen sisältää esimerkiksi sopimuksia tavoitettavuudesta, kalenterin näkymisestä muille sekä kalenterimerkinnöistä, skypen käyttämisestä, palavereihin osallistumisesta etänä sekä whatsappin tai muiden välineiden käytöstä.

 

 

Tutustu tekstin kirjoittajaan

Ulla Vilkman

Etäjohtamisen asiantuntija ja modernin työelämän kehittäjä

  • Sparraa johtoryhmille ja esimiehille osaamista etäjohtamiseen, kehittää tiimityötä yhteistyön parantamiseksi sekä valmentaa yksilöitä tulevaisuuden työelämätaitoihin
  • Aiemmin kokemusta projektitiimien, verkostojen ja vapaaehtoistyön johtamisesta
  • Etäjohtaminen – Tulosta joustavalla työllä -kirjan kirjoittaja
  • Supervoima: vahva kokemus etäjohtamisen valmentamisesta niin yrityksissä kuin julkisella sektorilla

Valmennuskielet:

englanti, suomi

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *