EtätyöHajautettu tiimiVuorovaikutus

Viisi vinkkiä osallistujien aktivoimiseen etäkokouksissa

Etäkokoukset erilaisissa muodoissaan ovat yleistyneet todella nopeasti. Tutuin välineistä taitaa olla Skype for Business, joka on hyvin laajalti käytössä suomalaisissa organisaatioissa, mutta kuulemani mukaan muitakin on käytössä. Kokouksia on tyypillisesti kahdenlaisia: niitä, joissa jokainen on etänä oman tietokoneensa ääressä ja niitä, joissa osa istuu kokouspöydän ympärillä ja osa on etänä. Tässä kirjoituksessa keskitymme edellä mainittuihin ja annamme muutaman käyttökelpoisen vinkin osallistujien aktivoimiseen.

Onnistunut etäkokous vaatii jämäkämpää otetta kuin perinteinen saman pöydän ympärillä pidetty kokous. Kasvotusten keskustelu, puheenvuorojen jakaminen, osallistujien elekielen tulkitseminen sekä asioista toiseen hyppiminen on helpompaa. Hyvä etäkokous, jonka myös osallistujat kokevat hyödylliseksi, vaatii huolellisemman valmistelun.

Vinkki 1: Aloita luomalla haluamasi tunnetila kokoukseen

Toivota ihmiset tervetulleeksi, fokusoi osallistujien huomio kertaamalla kokouksen tarkoitus ja/tai tavoite sekä aktivoi kaikki osallistujat jollain tapaa. Mikäli osallistujien määrä on kohtuullinen, maksimissaan noin 15, on suositeltavaa, että jokainen saa lyhyen puheenvuoron aluksi. Voit esimerkiksi pyytää osallistujia kertomaan jotakin seuraavista:

  • mitä he erityisesti odottavat kokoukselta
  • miten heidän päivänsä on sujunut tähän saakka
  • jokin kohokohta heidän viime päiviltään työssä tai muussa elämässä
  • heidän ajatuksiaan käynnissä olevasta asiasta/projektista

 

Protip:   Voi hyödyntää aloituskierrokseen kuvia. Se on erinomainen tapa luoda yhtenäisyyttä ryhmään tai projektitiimiin ja nostaa asioita keskusteluun ihan toisella tavalla. Esimerkin kuvien käytöstä löydät täältä.

 

Vinkki 2: Ota vetäjänä aktiivinen rooli ja jaa puheenvuoroja

Etäkokouksissa haasteena voi olla, että kysyttäessä osallistujien mielipiteitä linjat humisevat hiljaisuutta. Tai samat henkilöt ovat aina äänessä. Haastavaksi koetaan myös se, kun useampi henkilö avaa suunsa samaan aikaan ja sitten kaikki hiljenevät.

Kokouksen vetäjän täytyy olla aktiivinen ja jakaa puheenvuoroja. Usean henkilön aloittaessa kommenttinsa yhtä aikaa, on hyvä kertoa, missä järjestyksessä osallistujat puhuvat. Kun haluat mahdollisimman monen mielipiteen johonkin kysymykseen, sano ääneen aina henkilön nimi, jonka mielipiteen haluaisit kuulla. Erityisesti hiljaisilta osallistujilta kannattaa välillä kysyä kommentteja.

 

Protip:   Kokouksen alkuun voi kertoa kokouksen ”säännöt” ja muistuttaa osallistujia siitä, että jokainen sanoisi aina oman puheenvuoronsa alkuun oman nimensä tyyliin ”Maikki täällä. Minä olen ajatellut, että….”.

 

Vinkki 3: Hyödynnä kokoustyökaluja monipuolisesti

Tyypillinen etäkokous menee siten, että keräännytään linjoille ja kokouksen koolle kutsuja tai joku muu jakaa näyttönsä ja esittää jotain sisältöä. Onkin hyvä, että meillä on etäkokouksissa jotain visuaalista. Mikäli käytössä ei ole videokuvaa, on hyvä havainnollistaa käsiteltävää asia jollakin esitettävällä materiaalilla.

Monissa kokousvälineissä on myös muita hyödyllisiä ominaisuuksia: voit pyytää osallistujilta kommentteja esimerkiksi chat-kentän kautta tai hyödyntämällä ainakin Skype for Busineksessä olevaa muistiinpanot-sivua.

Välillä voi olla hyvä rytmittää kokousta pyytämällä vastauksia kirjallisesti. Introvertit ovat yleensä parhaimmillaan kirjallisessa ilmaisussa. Lisäksi jokainen saa rauhallisen hetken miettiä omaa mielipidettään asiaan, kun keskusteluun tulee tauko. Chat-kenttä toimii hyvin nopeiden kommenttien keräämiseen. Muistiinpanot tai valkotaulusivu sopii pitempien ajatusten esille tuomiseen sekä ajatusten ryhmittämiseen tai niistä äänestämiseen.

 

Protip:   Etäkokouksissa voi hyödyntää myös pari- tai pienryhmäkeskusteluita. Monessa kokoustyökalussa voit luoda rinnakkaiskokouslinkkejä, joihin osallistujat klikkaavat itsensä antamiesi ohjeiden mukaan ja palaavat, kun annettu aika kulunut.

 

Vinkki 4: Hyödynnä jaettavia dokumentteja

Vaikka käytettävissä oleva kokoustyökalu ei sisältäisikään muistiinpanot tai valkotaulu -tyyppistä ominaisuutta, löytyy yhteiseen tiedon käsittelyyn muitakin vaihtoehtoja. Ainakin Microsoft OneNote ja Google Docs ovat hyviä esimerkkejä tästä. Voit jakaa linkin yhteistiedostoon ja voitte kokeilla yhteiskirjoittamista.

Kaikki voivat yhtäaikaisesti muokata samaa dokumenttia ja tämä sopii erinomaisesti esimerkiksi kokousmuistion tekemiseen reaaliajassa. Jaetut dokumentit ovat suosittuja myös kokousagendan keräämiseen. Tällöin osallistujat voivat lisätä tärkeäksi kokemiaan asioita jo ennakkoon listalle.

 

Protip:   Yhteiskirjoittaminen sopii erinomaisesti jonkin yhteisen asian työstämiseen tai yhteisen näkemyksen kirkastamiseen sanallisesti.

 

Vinkki 5: Kunnioita muiden aikatauluja

Hyvä kokous pysyy aikataulussa. Mitä pidemmäksi kokous venyy, sitä enemmän osallistujien huomio lipsuu muihin asioihin. Jo ennen kokousta on hyvä miettiä, mitkä asiat on realistista ehtiä käsittelemään kokouksessa. Jos jostakin aiheesta syntyy paljon keskustelua, sovi missä ja miten keskustelua jatketaan: otetaanko esimerkiksi uusi kokous vai jatketaanko keskustelua jollakin keskustelualustalla, kuten Microsoft Teamsissa tai Slackissa. Huolehdi, että ehdit lopussa kerrata sovitut asiat, vastuut ja aikataulut.

 

Protip:    Ajankulusta huolehtimiseen löydät oivallisen puhujille tarkoitetun timerin täältä ja osallistujien puheenvuoroja pystyt rajaamaan antamalla aikarajan ja pitämällä siitä kiinni. Esimerkiksi esittäytymiskierros menee usein paljon sutjakkaammin, kun sanot, että jokaisella on maksimissaan minuutti ja sinä otat aikaa.

Onnistuneita etäkokouksia!

 

Tutustu tekstin kirjoittajaan

Ulla Vilkman

Etäjohtamisen asiantuntija ja modernin työelämän kehittäjä

  • Sparraa johtoryhmille ja esimiehille osaamista etäjohtamiseen, kehittää tiimityötä yhteistyön parantamiseksi sekä valmentaa yksilöitä tulevaisuuden työelämätaitoihin
  • Aiemmin kokemusta projektitiimien, verkostojen ja vapaaehtoistyön johtamisesta
  • Etäjohtaminen – Tulosta joustavalla työllä -kirjan kirjoittaja
  • Supervoima: vahva kokemus etäjohtamisen valmentamisesta niin yrityksissä kuin julkisella sektorilla

Valmennuskielet:

englanti, suomi

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *