Rekrytointi ja perehdyttäminen

Vinkit onnistuneeseen rekrytointiin etänä

”Meillä on ollut tapana ottaa tiimi mukaan haastatteluun, jotta he voivat muodostaa mielipiteen hakijasta ja samoin hakija voi arvioida, onko tiimissä sellaisia työntekijöitä, joiden kanssa hän arvelisi voivansa tulla juttuun. Miten tämä nyt hoidetaan? Ja eihän henkilö voi ainakaan aloittaa ennen kuin koronaepidemia on ohi, sillä eihän etänä voi perehdyttää?”

Nämä pohdinnat ovat saaneet aikaan rekrytointien jäädyttämisiä. On kuitenkin tärkeää pitää talouden rattaat pyörimässä ja jos työntekijälle on tarve, ei rekrytointeja kannata viivyttää. Koronavirustilanne on tällä hetkellä rauhoittumassa, mutta kukaan ei tiedä, millainen syksy tulee. On siis hyvä ottaa viimeistään nyt haltuun rekrytointien etätoteutus, jos et vielä kevään aikana siihen rohjennut ryhtyä.

 

Hyvällä suunnittelulla ja digitaalisten työvälineiden hyödyntämisellä voidaan rekrytointi sekä työsuhteen aloitus hoitaa tehokkaasti. Rekrytointi kannattaa jakaa vaiheisiin ja huomioida etätoteutus jokaisessa osiossa.

1. Kerro tiimille uuden työntekijän haun käynnistymisestä

Etätyössä viestintään on hyvä kiinnittää erityistä huomiota, kun vapaamuotoinen jutustelu on saattanut jäädä vähemmälle. Keskustele tiimin kanssa työnkuva, mihin henkilö tullaan rekrytoimaan. Läpinäkyvyys ja avoimuus edistää luottamusta ja tiimin on helpompi ottaa uusi työntekijä vastaan. Sovi myös etukäteen, ketkä tiimin jäsenistä tulevat osallistumaan rekrytointiin, mikä kunkin osallistujan rooli rekrytoinnissa on (esim. haastatteluun osallistuminen) ja kuinka rekrytoinnin etenemisestä tai päätöksenteosta tiedotetaan tiimin sisällä.

 

2. Kerro jo hakuilmoituksessa rekrytoinnin etätoteutuksesta

Rekrytoinnin etätoteutuksessa tulet tarvitsemaan digitaalisia sovelluksia, mm. videokokoustyökaluja. Henkilön sopivuuden varmistamiseksi on hyödyllistä käyttää online-testejä tai simulaatioita. Viestintä hakijoiden suuntaan on tärkeässä roolissa työnantajamielikuvan ja hakijakokemuksen vuoksi. Helpota omaa työtäsi ja hyödynnä rekrytointijärjestelmien automaatioviestejä tai sovi, kuka teillä näistä huolehtii. Kerro hakuvaiheessa riittävän selkeästi esimerkiksi tulevista videokokousvälineiden avulla suoritettavista haastatteluista, online-testeistä ja simulaatioista. Tarjoa hakijalle mahdollisuus kysyä häntä askarruttavia kysymyksiä etukäteen.

 

3. Osaamisen arviointi

Yksi rekrytoinnin tärkeimpiä tavoitteita on löytää hakija, jolla on riittävä osaaminen. Ennen kuin voidaan miettiä keinoja, joilla osaamista arvioidaan, täytyy tietää, mitä osaamista ylipäätään tehtävän hoitaminen edellyttää. Määritä siis tehtävän vaatimukset ja tarpeet, ennen kuin käynnistät rekrytoinnin.

  • Mitä tehtäviä henkilön täytyy työssään hoitaa?
  • Millaisilla kyvyillä, osaamisella ja työkokemuksella ne voidaan hoitaa?
  • Mitkä on merkittävimmät riskit, jos henkilöllä ei ole tarvittavaa osaamista?

Näiden asioiden pohtiminen auttaa kirkastamaan olennaiset osaamisvaatimukset. Valtaosaa osaamisista pystytään mittaamaan tai arvioimaan etukäteen, esim. kielitaito, it-osaaminen, taloushallinnon osaaminen, digitaalisen markkinoinnin osaaminen. Osaa näistä taidoista on toki mahdollista arvioida haastattelussa, mutta kaikkea ei ole, ja tällöin on hyvä lähteä rohkeasti teettämään simulaatioita ja pyytää työnäytteitä. Rekrytoinnin etätoteutus voi parhaimmillaan auttaa kehittämään hyviä työsimulaatioita ja voitte saada koko rekrytointiprosessia kehitettyä laadullisesti eteenpäin. Olemme auttaneet asiakkaitamme sopivien työsimulaatioiden kehittämisessä.

 

4. Käytä haastattelussa videokuvaa

Älä luota pelkkään puhelinhaastatteluun vaan hyödynnä videokokoustyökaluja haastattelun toteutuksessa. Pitäkää videokamerat päällä haastattelun aikana, jolloin saat hyvin live-toteutusta vastaavan haastattelukokemuksen ja näet myös hakijan reaktiot ja ilmeet haastattelun aikana. Ota haastatteluihin tarvittaessa mukaan tahot, joiden on sovittu olevan mukana rekrytoinnin edistämisessä. Työhaastatteluun voi hyvin osallistua rekrytoivan organisaation puolelta useampi henkilö, onhan tyypillisesti työhaastatteluissa kaksi haastattelijaa. Yhtä lailla näin voi olla myös videokokoushaastattelussa.

Sovi haastatteluun työnjako haastattelijoiden kesken etukäteen, sillä erityisesti videokokouksissa päällekkäin puhuminen vaikeuttaa sujuvaa haastattelua ja keskustelua. Haastatteluun kannattaa valmistautua kuten tavalliseen face-to-face-haastatteluun. Laadi haastattelukysymykset etukäteen ja kysy kaikilta hakijoilta samat kysymykset. Keskity osaamisen selvittämiseen.

Haastattelun toteutukseen soveltuvia työkaluja on tällä hetkellä markkinoilla paljon ja käytännössä ne ovat täysin samoja, joilla tiimiläiset pitävät palavereja muutoinkin. Microsoft Teams, Google Meet, Zoom, Whereby ovat tällä hetkellä yleisimmät ja käytetyimmät. Varaa haastatteluun riittävästi aikaa, esimerkiksi tavanomaisen tunnin sijasta tunti ja vartti, sillä tekniseen säätöön ja äänen/kuvan toimivuuteen kuluu joskus enemmän aikaa. On hyvä pitää myös varajärjestelmä ”takataskussa”, sillä kaikki laitteet ja selaimet eivät kaikilla hakijoilla toimi sujuvasti. Itsekin olen muutaman kerran joutunut vaihtamaan kokoussovelluksesta toiseen lennossa, kun kandidaatilla ei ole tietty sovellus vain suostunut toimimaan.

Soveltuvuusarviointi kannattaa pitää työkalupakissa mukana, sillä sen avulla saadaan objektiivista tietoa hakijan soveltuvuudesta työtehtävään ja organisaatioon. Käytä laadukkaita online-testejä, jotka toimivat haastattelussa erinomaisena tiedon syventäjänä ja hakijoiden vertailu toisiinsa on luotettavampaa pelkkään haastatteluun verrattuna. Valitse kumppaniksi arviointien etätoteutuksen hallitseva toimija tai hanki työkalut oman organisaatiosi käyttöön.

 

5. Rekrytointipäätös ja perehdytys

Kun rekrytointi on saatettu päätökseen ja henkilö aloittaa työssään, alkaa perehdytys ja varsinainen työn tekeminen. Hyvään rekrytointiprosessiin kuuluu seuranta prosessin onnistumisen suhteen sekä hakijakokemuksen että esimiehen tyytyväisyyden näkökulmasta. Tiedustele hakijalta hänen kokemustaan rekrytoinnin kulusta. Tiedustele esimieheltä hänen tyytyväisyyttään henkilövalintaan muutaman kuukauden kuluttua. Tiedustele myös valitun henkilön tyytyväisyyttä työsuhteeseen. Nämä voivat olla myös automatisoituja prosesseja teillä, mutta mikäli näin ei ole, kannattaa seurantakeinot ottaa työn alle viimeistään nyt.

Uuden etätyöntekijän perehdytykseen löydät hyviä vinkkejä aiemmasta blogitekstistämme
Kuten huomaat, rekrytoinnin etätoteutus etenee hyvinkin samaan tapaan kuin lähitoteutus. Viestinnän selkeys ja hyvä suunnittelu korostuvat, mutta näin tulisi olla ”tavallisessakin rekrytoinnissa”. Etärekrytoinnissa näiden välttämättömyys rekrytoinnin onnistumisen kannalta nousee kirkkaammin esiin ja näin pääset itse asiassa nostamaan oman organisaationne rekrytointien laatua paremman suunnittelun ja seurannan avulla.

Onnistumisia rekrytointeihin!

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *