Englanniksi one-on-ones tai check-ins, suomeksi one-to-one -keskustelut, kahdenkeskiset keskustelut, kahdenkeskiset statuspalaverit – niillä on monta nimeä. Kahdenkeskiset keskustelut ovat viime vuosina lisänneet suosiotaan esimiehen työkaluna ja erityisesti etäjohtamisessa ne ovat tehokas väline yhteyden rakentamiseen ja syventämiseen työntekijän kanssa. Ne ovat myös asiantuntijatyön johtamisessa ihan ehdottoman tärkeä työkalu, vaikka työ tehtäisiin samalla toimistollakin.
Etäisyyden lisääntyessä esimiehen ja työntekijöiden välillä vuorovaikutus helposti vähenee ja muuttuu aiempaa asiakeskeisemmäksi. Törmätessämme toisiimme toimistolla, tulee helpommin vaihdettua kuulumisia ja keskusteltua myös sillä hetkellä mieleen muistuvista akuuteista työasioista. Kun kommunikointi tapahtuu pääasiassa kirjallisesti (sähköpostissa, keskustelualustalla tai pikaviestimissä) mennään helposti suoraan asiaan. Etäkokouksissakin small talkia on yleensä vähemmän. Vapaamuotoisella vuorovaikutuksella on kuitenkin tärkeä merkitys työn sujuvuuden ja työyhteisön toiminnan näkökulmasta, vaikka se ei suoraan työhön liitykään. Siksi myös muusta kuin työasioista keskustelu on tärkeää.
Viime syksynä NeuroLeadership Summitissa näin mielenkiintoisen tutkimustuloksen siitä, miten usein työntekijät toivovat keskustelua esimiehen kanssa. Alla olevasta kuvasta näet, että työntekijät toivovat kahdenkeskisiä keskusteluita kerran kuussa, kokevat käyvänsä tällaista keskustelua neljä kertaa vuodessa, kun taas esimiehet ovat kertoneet käyvänsä niitä viikottain.
Yksi asia, joka näin suurta eroa voi selittää, ainakin oman kokemukseni mukaan on se, että moni esimies laskee kaikki käymänsä keskustelut kahdenkeskisiksi keskusteluiksi. Esimerkiksi sen, kun akuuttia asiaa keskustellaan puhelimitse tai jotakin projektiin liittyvää kysymystä ratkaistaan yhdessä etäpalaverissa. Kahdenkeskinen keskustelu tulisi olla kuitenkin jotain enemmän, joka ei ole pelkkää työasioiden hoitamista. Seuraavassa syitä siihen, miksi kahdenkeskisiä keskusteluita tarvitaan ja miksi niille on syytä säännöllisesti kalenteroida ihan erikseen aikaa.
Uskaltaako tiimisi nostaa ongelmallisia asioita esille?
Kahdenkeskiset keskustelut antavat esimiehelle mahdollisuuden luoda ja ylläpitää yhteyttä työntekijöiden kanssa. Se millaisia keskusteluita voit käydä työntekijän kanssa, miten avoimesti hän nostaa esille mahdollisia työhön liittyviä ongelmia tai kertoo henkilökohtaisista asioistaan, kertoo suoraan millainen yhteys sinulla henkilön kanssa on. Yhteydessä on kyse siis luottamuksesta: onko teidän välillänne luottamuksellinen suhde ja kokeeko henkilö psykologisesti turvalliseksi puhua kaikesta työhön liittyvästä avoimesti.
Luottamuksen rakentaminen on olennainen osa one-to-one -keskusteluja. Se, missä, miten ja kuinka usein keskusteluita käydään, määrittää miten nopeasti luottamus rakentuu. Kun opitte työntekijän kanssa tuntemaan toinen toisenne ja hän kokee, että sinä esimiehenä arvostat häntä ja haluat hänen parastaan, on pohja luottamukselle syntynyt.
Kommunikoinnin määrällä on yhteys motivaatioon
Hiljattain tehdyn tutkimuksen mukaan säännöllisellä kommunikaatiolla on merkittävä yhteys asiantuntijan motivaatioon virtuaalityössä. Virtuaalityöllä tarkoitetaan tilannetta, jossa työntekijän ja esimiehen välillä on maantieteellistä etäisyyttä ja kommunikointi tapahtuu pääasiassa digitaalisten välineiden kautta.
Vuorovaikutus ja yhteistyö ovat tärkeitä, koska ne lisäävät henkilön yhteenkuuluvuuden tunnetta työyhteisöön. Keskustelu esimiehen kanssa työhön liittyvistä kysymyksistä ja mahdollisuus pallotella ideoita ja ajatuksia lisää työntekijän kokemusta siitä, että esimies arvostaa ja on kiinnostunut henkilön työstä. Arvostus ja kuulluksi tuleminen ovat tärkeitä tekijöitä motivaation vahvistamisessa. Yhteydentunteella on merkittävä vaikutus myös jaksamisen ja kuormittumisen näkökulmasta, me-henki ja hyvä ilmapiiri ovat tärkeitä voimavaratekijöitä.
Oletko kartalla työyhteisön pienistä ongelmista?
Sen lisäksi, että käyttäisit keskusteluita pelkästään tilannekatsauksen tekemiseen, antavat kahdenkeskiset keskustelut mainion mahdollisuuden hankkia lisänäkemystä henkilön tai tiimin tilanteesta. Silloin tällöin voi olla hyvä kysäistä, millaiset asiat henkilö juuri nyt kokee omassa työssään haastavana tai vaikeana, tai kenen kanssa hänen on vaikeinta tehdä yhdessä töitä. Tai kokeeko hän, että hänen ideoitaan kuunnellaan tiimissä. Lisää ideoita löydät aiemmin kirjoittamastani listasta.
Pienten ongelmien ja haasteiden esille nouseminen antaa sinulle esimiehenä loistavan tilaisuuden auttaa ja sparrata työntekijää haasteiden kanssa. Esimiehenä on hyödyllistä myös pysyä kärryillä työntekijöiden ja tiimin pikkuongelmista, ennen kuin ne kasvavat isoiksi ongelmiksi.
Haluatko auttaa tiimisi jäseniä kehittymään paremmiksi?
Esimiesrooli nähdään nykyisin yhä enemmän kehittäjänä ja valmentajana. Tämän ajatuksen mukaan esimiehen tehtävä on auttaa työntekijöitä kehittymään ammatillisesti sekä valmentaa sellaisen osaamisen ja taitojen kehittämisessä, joita organisaatio ja työelämä nykypäivänä tarvitsee. Harvalla esimiehellä on juuri aikaa keskustella tiimin jäsenten kanssa ammatillisesta kehittymisestä tai urasuunnitelmista, aihetta todennäköisesti vain sivutaan lyhyesti kerran vuodessa kehityskeskustelussa.
Työntekijän näkökulmasta innostavimmat keskustelut liittyvät usein juuri uratavoitteisiin ja omaan kehittymiseen. Kehittyminen on tutkimusten mukaan vahvasti sidoksissa motivaatioon, joten edistyminen uratavoitteiden ja ammatillisen osaamisen kehittymisen näkökulmasta kannattaa pitää säännöllisesti esillä. Asiaan ei tarvitse pysähtyä pitkäksi aikaa, vaan kyse voi olla lyhyestä keskustelusta silloin tällöin: kokeeko henkilö edistyneensä asiassa, miten asiaa voisi huomioida työn lomassa arjessa ja voiko esimies tukea näissä tavoitteissa jollain tavalla. Ehkä esimies voi myös omalla kokemuksellaan sparrata työntekijää tai tuoda erilaisia näkökulmia asiaan. Työntekijä, joka kokee esimiehen olevan kiinnostunut hänen kehittymisestään, on motivoituneempi ja ottaa myös enemmän vastuuta kuin muut.
Myönteinen palaute lisää tuotteliaisuutta
Monen etäjohtajan haasteena on palautteen antaminen: miten antaa myönteistä palautetta tai nähdä korjaavan palautteen tarve, kun työntekijä on etäällä. Kahdenkeskiset keskustelut antavat mahdollisuuden siihenkin. Kun kuulet työntekijän kertovan työhön liittyvistä asioista, esität tarkentavia kysymyksiä tai esität kysymyksiä, joilla pyrit selvittämään henkilön omia toimintatapoja tai suhdetta muihin tiimin jäseniin, pystyt seuraamaan asioita ihan toisella tavalla. Saat samalla myös aineksia palautteen antamiseen.
Moni esimies on kertonut kahdenkeskisten keskusteluiden lisäävän ymmärrystä erityisesti asiantuntijoiden työstä, siitä mitä he työssään tekevät ja millaisten haasteiden kanssa painivat. Kuuntelemalla saat eväitä niin myönteisen kuin rakentavankin palautteen antamiseen. Myönteinen palaute on erityisen tärkeää, sillä työntekijät, jotka kokevat ettei heitä arvosteta, siirtyvät toisen työnantajan palvelukseen kolme kertaa todennäköisemmin.
Keskusteluissa kannattaa toki huomioida, että ihmiset ovat yksilöitä ja jokainen yksilö on erilainen. Keskustelut ehkä muotoutuvat jokaisen kanssa erilaisiksi. Väitteeseen siitä että on henkilöitä, jotka eivät keskustelua kaipaa, johon aika ajoin kuitenkin esimiesten kanssa törmään, en kuitenkaan usko. Kyse on silloin siitä, että keskustelua ei ole käyty ja siten sen hyötyä ei ole päästy kokemaan. Tai luottamus ei ole kunnossa, joten asioista ei haluta keskustella.
Muista, että keskustelun puute johtaa siihen, että
- menetät yhteyden ihmisiin ja heidän tekemisiinsä
- sokeudut niin pienille kuin isoillekin ongelmille
- ennemmin tai myöhemmin joku tiimistä lähtee, koska kokee, ettei hänen panostaan arvosteta
Haluatko tietää, miten saat parhaan hyödyn kahdenkeskisistä keskusteluista?
Katso 14 min video, jossa kerron tarkemmin asioista, joihin keskustelussa kannattaa kiinnittää enemmän huomiota. Klikkaa videoon tästä
Tutustu tekstin kirjoittajaan
Ulla Vilkman
Ulla on modernin johtamisen ja työelämän kehittäjä sekä Timanttian valmentajatiimin vetäjä. Johtamisen ja monipaikkaisen työn asiantuntijana Ulla on julkaissut myös kolme tietokirjaa ja kaksi muuta julkaisua. Pitkä kokemus valmentamisesta ja johtamiskulttuurien kehittämisestä auttaa löytämään asiakkaalle oikeat ratkaisut.
- Puh: 040 515 8625
- ulla.vilkman@timanttia.fi