Osana lähiesimiestyötä on suositeltavaa käydä kahdenkeskisiä keskusteluja omien johdettavien kanssa. On toki tilanteita, joissa se voi olla hankalaa. Esimerkiksi silloin, jos esimiehellä on kymmenittäin johdettavia. Suurin kuulemani luku taitaa olla 70.
Etäjohtamisessa korostuu erityisesti yhteyden luominen ja pitäminen työntekijöihin. Jos ei nähdä päivittäin, on hyvä keskustella ajoittain työstä ja työtä sivuavista aiheista. Toki muustakin. Monet esimiehet suosivat one-to-one -keskusteluja vaikka etäisyyttä ei olisikaan. Se on samalla myös osoitus kiinnostuksesta ja arvostuksesta toisen työtä kohtaan.
Millaisia kysymyksiä one-to-one -keskustelussa sitten voisi esittää. Suosittelen keskustelemaan työhön liittyvistä tavoitteista, tehtävien etenemisestä sekä niistä asioista, mitä työntekijällä sattuu olemaan mielen päällä.
Vastaani tuli mielenkiintoinen lista kysymyksiä, jotka ovat suosituimpia esimiesten valitsemia kysymyksiä keskusteluihin. Löytyisikö näistä sinulle hyviä keskustelunaiheita tiimisi jäsenten kanssa? Ei välttämättä ole hyvä idea tykittää kaikkia kysymyksiä kerralla, mutta voit poimia vaikka yhden kerrallaan työntekijöiden kanssa käytäviin keskusteluihin.
Mihin turhaan sinulla tuhlaantuu eniten aikaa joka viikko?
On tärkeää tunnistaa niitä asioita, jotka vievät paljon aikaa, mutta eivät edistä tavoitteiden toteutumista. On myös tärkeää tunnistaa niitä aikaa vieviä asioita, jotka ovat onnistumisen kannalta tärkeitä, jotta tekemisen tapoja tai prosesseja voidaan kehittää sujuvammaksi.
Tuleeko mieleesi jotain, mitä me voisimme tiiminä tehdä toisin/tehdä paremmin?
Parasta voisi olla kysyä, mitä sinä voisit tehdä paremmin, mutta saisitko sellaiseen kysymykseen rehellisiä vastauksia. Näin muotoiltuna kysymys kuitenkin voi nostaa esille asioita, jotka kyseisen henkilön työssä tuntuvat hankalilta tai vaikeilta. Mikäli saat vastauksen, jossa kaikkien muiden tulisi parantaa jossain kuin vastaajan itsensä, kannattaa kysyä, miten hän lähtisi parantamaan kyseistä asiaa.
Haluaisitko minulta enemmän vai vähemmän opastusta työhösi?
Hyvä kysymys selvittämään sitä, valvotko ja ohjeistatko liikaa. Mikromanageeraamalla on helppo tukahduttaa motivaatio ja oma-aloitteisuus tippuu äkkiä nollaan. On tärkeää tunnistaa, että toiset kaipaavat enemmän tukea ja tsemppausta ja toiset nimenomaan kaipaavat sitä vain silloin, kun apua pyytävät.
Koetko saavasi riittävästi palautetta työstäsi? Jos et, niin millaisista asioista haluaisit enemmän palautetta?
Tämän kysymyksen avulla saat selville minkä verran työntekijä kaipaa palautetta, millaisista asioista hän sitä haluaa. Ja voit jopa esittää jatkokysymyksenä vielä, miten hän palautteen mieluiten haluaisi saada.
Onko työssäsi joku osio, jossa kaipaisit enemmän apua tai sparrausta?
Tiedätkö millaisissa asioissa työntekijät kokevat oman osaamisensa olevan heikompaa tai millaisissa asioissa he haluaisivat kehittyä? Tällä kysymyksellä osoitat myös olevasi tukena ja käytettävissä. Tarvittaessa voit myös ohjata työntekijän henkilön luokse, joka parhaiten osaa auttaa kyseisessä asiassa.
Kuinka voisimme kehittää yhteistyötä tiimissämme?
Yhteiset toimintatavat ja prosessit voivat sujuvoittaa, hidastaa tai jopa hankaloittaa työn tekemistä. Kun puhutaan työn tehostamisesta, on mielestäni kyse juuri tästä: työtapojen kehittämisestä. Usein ne ovat pieniä ja yksinkertaisia asioita, kuten vaikkapa se, että skarpataan palavereissa asioiden kirjaamista ylös ja sovitaan kuka asian hoitamisesta vastaa ja mihin mennessä on seuraavat stepit tehty. Näin vältetään se, että samoista asioista keskustellaan yhä uudelleen.
Asteikolla 1-10 kuin hyvin viihdyt työssäsi?
Tiedätkö nauttivatko tiimisi jäsenet työstään? Entä kuinka hyvin he viihtyvät työpaikalla? Ja millaiset asiat vaikuttavat viihtymiseen? Työntekijän valitsema numero ei sinällään ole tärkeä – eikä varsinkaan verrannollinen muiden kanssa – vaan perustelut siihen, miksi henkilö numeroon päätyi. Hyvä keskustelu syntyy myös siitä, mitä edellyttäisi, että numero nousisi yhdellä ylöspäin.
Mikä voisi mielestäsi olla selkeämpää meidän strategiassa ja tavoitteissa?
Erilaisten strategiaa koskevien tutkimusten mukaan strategian ymmärtäminen ja sisäistäminen jää usein melko heikoksi työntekijätasolla. Miten siis silloin strategia voisi ikinä toteutua, jos se ei näy arjen tekemisessä. Tämän kysymyksen kautta pääset hyvään keskusteluun siitä, miten henkilö ymmärtää strategian merkityksen omassa työssään ja mitä edellytetään, että suunta olisi kirkkaampi ja selkeämpi.
Kuva: Estée Janssens